OTORGAMIENTOS POR VIDEOCONFERENCIA
Según el artículo 17 ter de la Ley del Notariado.
1. Se podrá realizar el otorgamiento y autorización a través de videoconferencia como cauce para el ejercicio de la función pública notarial, en los siguientes actos o negocios jurídicos:
a) Las pólizas mercantiles. En este caso, la remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial, implicará su consentimiento al negocio documentado, salvo que en el texto de la póliza se dispusiere lo contrario.
b) La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.
c) Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
d) La revocación de poderes, excepto los generales preventivos.
e) Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
f) Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
g) Los testimonios de legitimación de firmas.
h) Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
i) Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
j) La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
1.- La Digitalización Notarial en España: Ley 11/2023
El panorama jurídico español ha experimentado un cambio profundo con la promulgación de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, que ha abierto las puertas a la digitalización de las actuaciones notariales y registrales.
Esta novedad no solo refleja la modernización del sistema notarial, sino que también se alinea con la tendencia global hacia la digitalización y la adaptación tecnológica en el ámbito jurídico.
Entre las innovaciones más destacadas se encuentra la posibilidad de llevar a cabo actuaciones notariales a través de videoconferencia, un mecanismo que va a transformar la forma en que los ciudadanos y las empresas interactúan con el notariado.
El artículo 17 ter de esta ley regula el uso de la videoconferencia para una serie de actos notariales previamente tasados, pero susceptibles de ampliarse por vía reglamentaria.
Este paso hacia la digitalización supone una respuesta a las demandas de la sociedad moderna, que exige mayor accesibilidad, eficiencia y flexibilidad en los servicios públicos, sin comprometer la seguridad jurídica.
2.- Un Avance con Límites
El uso de la videoconferencia en las actuaciones notariales, como lo establece la Ley 11/2023, está limitado a ciertos supuestos.
Entre ellos destacan las pólizas mercantiles, la constitución de sociedades con aportaciones dinerarias y la revocación de poderes, exceptuando los "generales preventivos".
También se permite en la legitimación de firmas, testamentos en situaciones de confinamiento por epidemia y la conciliación, salvo que el notario considere necesaria la presencia física.
Estos límites son una muestra de la prudencia con la que se ha abordado esta transformación digital, asegurando que la presencia electrónica no comprometa la validez de los actos notariales.
La ley introduce un régimen sancionador que califica como infracción muy grave la autorización de cualquier instrumento público por videoconferencia sin observar los requisitos legales.
Esto subraya la importancia de que el uso de la tecnología en el ámbito notarial esté respaldado por un marco regulatorio, que garantice la integridad de los actos y la protección de los derechos de las partes involucradas.
3.- Procedimiento garantizado
El procedimiento establecido para la autorización de documentos a través de videoconferencia está diseñado para mantener los altos estándares de seguridad jurídica que caracterizan al sistema notarial español.
La ley exige que el otorgante acceda a la sede electrónica notarial e identifique su identidad de manera inequívoca.
En caso de que no disponga de una firma electrónica, se le proporcionará gratuitamente una para garantizar la validez del otorgamiento.
Durante el acto de otorgamiento, el notario está obligado a exhibir el documento al compareciente a través de la plataforma digital, permitiendo que éste ejerza su derecho a leer el documento antes de su firma.
En caso de que lo prefiera, el compareciente puede solicitar que sea el notario quien lo lea en voz alta, garantizando así el derecho a la comprensión plena del contenido del documento.
La firma electrónica cualificada del notario finaliza el proceso, otorgando al documento la misma validez que tendría si se hubiera firmado en presencia física.
4.- Comparecencia Electrónica
Otro de los avances de la Ley 11/2023 es la regulación de la comparecencia electrónica, que amplía las posibilidades de interacción entre los ciudadanos y el notariado sin necesidad de desplazamientos físicos.
El nuevo artículo 23 permite a los interesados aportar antecedentes para una posterior autorización de documentos, otorgar electrónicamente actos o negocios jurídicos, y solicitar copias autorizadas de documentos notariales, siempre previa apreciación del interés legítimo.
La comparecencia electrónica agiliza los trámites notariales y también ofrece a los ciudadanos la posibilidad de seguir un proceso mucho más eficiente y flexible.
Al permitir que las partes comparezcan ante el notario de manera virtual, se eliminan las barreras geográficas, haciendo que los servicios notariales sean accesibles para personas que se encuentran en otras localidades o incluso en otros países.
La sede electrónica notarial está diseñada para garantizar que se cumplan los requisitos legales y que se mantenga la "inmediación electrónica", es decir, que el notario pueda evaluar la capacidad jurídica de los comparecientes a través de la plataforma, artículo 23, 2 LN.
Esta medida asegura la validez del acto y protege a las partes involucradas, garantizando que los actos notariales continúen cumpliendo los más altos estándares de seguridad jurídica.
5.- Desafíos y Futuro
La Ley 11/2023 representa un avance crucial en la modernización del sistema notarial, pero también plantea desafíos importantes, que requiere una inversión en tecnología y formación tanto para los notarios como para los usuarios de estos servicios.
Además, es de esperar que el marco regulatorio continuará evolucionando para abordar los posibles problemas que surjan a medida que la digitalización se extienda a más ámbitos del derecho notarial.
La digitalización de las actuaciones notariales y registrales en España es un paso alineado con las tendencias globales y las demandas de la sociedad moderna.
La Ley 11/2023 sienta las bases para un sistema notarial más accesible y flexible, sin comprometer la seguridad jurídica
Este proceso de modernización beneficia a los ciudadanos y empresas y fortalece el papel del notariado como garante de la fe pública en la era digital.