PROTOKÓŁ RODZINNY

DEKRET KRÓLEWSKI 171/2007

ARTYKUŁ 1 CEL

Artykuł 1 jasno i ściśle określa zakres niniejszego Dekretu Królewskiego.

Jego celem nie jest regulowanie treści, charakteru prawnego ani ważności protokołów rodzinnych, a jedynie określenie sposobu ich upublicznienia.

Rozporządzenie koncentruje się na środkach i mechanizmach, za pomocą których protokoły rodzinne spółek nienotowanych na giełdzie mogą uzyskać formalną publikację, w szczególności poprzez Rejestr Handlowy.

Niniejszy przepis potwierdza, że ​​Dekret Królewski nie ingeruje w wewnętrzną strukturę protokołu ani zawartych w nim umów.

Nie nakłada również prawnego obowiązku ich publikacji.

Rozporządzenie ogranicza się wyłącznie do formalnych aspektów ich rozpowszechniania, a zatem do narzędzi, z których spółki mogą korzystać, aby zapewnić przejrzystość, widoczność lub rejestrację tych umów.

Artykuł 1 ustanawia zatem ogólne ramy: Dekret Królewski dotyczy jawności protokołów rodzinnych i sposobu ich rejestrowania w Rejestrze Handlowym, bez wpływu na treść umów ani swobodę zawierania umów przez firmy rodzinne.

Dlaczego Dekret Królewski zaczyna się od przedmiotu, a nie od definicji?

Z systemowego punktu widzenia struktura Dekretu Królewskiego budzi początkowo pewne zastrzeżenia: Artykuł 1 określa cel regulacji, zanim przedstawi prawną definicję protokołu rodzinnego.

Z punktu widzenia legislacji bardziej naturalne i jasne byłoby rozpoczęcie od zdefiniowania, co oznacza protokół rodzinny, a następnie określenie, które aspekty tego instrumentu będą podlegać regulacji.

Nie rozpoczynając od definicji, czytelnik napotyka na deklarację celu – uregulowania jawności protokołów rodzinnych i ich rejestracji w Rejestrze Handlowym – nie wiedząc jeszcze, czym protokół rodzinny jest w ujęciu prawnym.

To odwrócenie kolejności zmusza do mentalnego powrotu do artykułu 2, aby zrozumieć zakres artykułu 1, który nie przyczynia się do jasności ani wewnętrznej logiki tekstu.

Dlaczego nie jest to dokument ustawowy

Dokument ustawowy to taki, którego treść stanowi część statutu spółki, podlega rejestracji i jest egzekwowalny wobec osób trzecich.

Jednak protokół rodzinny:

1. Nie zmienia statutu.

2. Nie jest automatycznie rejestrowany w Rejestrze Handlowym.

3. Nie może być sprzeczny ze statutem, ale też go nie zastępuje.

Artykuł 2 w żadnym miejscu nie wspomina, że ​​stanowi część statutu.

Dekret królewski 171/2007 poświęca artykuły 5, 6 i 7 ustanowieniu różnych form publikacji protokołu rodzinnego, jasno wskazując, że nie jest on jako taki zarejestrowany w Rejestrze Handlowym.

Protokół w żadnym wypadku nie staje się częścią wpisu do rejestru spółki ani nie nabywa statusu ustawowego. Rejestr ogranicza się do zarejestrowania jego istnienia, złożenia jego tekstu wraz ze sprawozdaniem finansowym lub wzmianki o jego wdrożeniu w uchwałach podlegających wpisowi do rejestru.

Sam statut wyraźnie wskazuje, że jest to dokument niezależny od statutu, podlegający rejestracji lub wzmiance, ale nie włączeniu do statutu.

Chociaż art. 1 Dekretu Królewskiego 171/2007 odnosi się do „dostępu do Rejestru Handlowego” protokołów rodzinnych, sformułowania tego nie należy rozumieć ściśle jako rejestracji.

Jest to wewnętrzna umowa, oparta na zasadzie swobody umów, której celem jest zapobieganie konfliktom i regulowanie relacji między członkami rodziny a samą spółką.

Definicja podkreśla cztery istotne elementy:

1. Charakter umowny.

2. Strony: członkowie i członkowie rodziny mający udziały w spółce.

3. Przedmiot: relacje między rodziną, własnością a przedsiębiorstwem.

4. Zakres: Spółki nienotowane na giełdzie.

Jest to szeroka definicja, która dopuszcza wiele konfiguracji, odzwierciedlając heterogeniczność przedsiębiorstw rodzinnych w Hiszpanii.

ARTYKUŁ 2 DEFINICJA PROTOKOŁU RODZINNEGO I JEGO PUBLICZNOŚĆ

1. Treść artykułu 2

Sekcja 1. Definicja prawna

Dekret królewski oferuje pierwszą i jedyną definicję regulacyjną pojęcia „protokołu rodzinnego” w hiszpańskim systemie prawnym.

Definicja ta jest szeroka i elastyczna.

Protokół rodzinny to zbiór umów podpisywanych między partnerami lub między nimi a osobami trzecimi mającymi powiązania rodzinne, zawsze odnoszący się do spółki nienotowanej na giełdzie.

Jego celem jest stworzenie stabilnych ram komunikacji, konsensusu i podejmowania decyzji, które umożliwiają regulację relacji między rodziną, właścicielami a firmą.

Regulacje wyraźnie uznają paraspołeczny charakter protokołu.

Sama preambuła do Dekretu Królewskiego stanowi dosłownie:

„jego treść zostanie określona w układzie zbiorowym pracy stron, jako umowa wspólników”.

Nie jest to dokument ustawowy ani akt, który można zarejestrować samodzielnie.

Artykuł 2. Jeden protokół na spółkę

Regulacja Ustanawia zasadę jednolitości publikowanego protokołu.

Firma może opublikować tylko jeden protokół, chociaż ten pojedynczy dokument może być aktualizowany, modyfikowany lub zastępowany.

Jeśli protokół dotyczy kilku spółek w ramach tej samej grupy rodzinnej, każda ze spółek może opublikować tylko część, która jej dotyczy.

W przypadku próby zarejestrowania lub złożenia drugiego, odmiennego protokołu, Rejestr Handlowy musi go odrzucić, chyba że wyraźnie stwierdzono, że jest to modyfikacja lub zastąpienie poprzedniego.

Celem jest zagwarantowanie pewności prawnej i zapobieganie współistnieniu sprzecznych lub nakładających się dokumentów w ramach tej samej spółki.

Sekcja 3. Publikacja dobrowolna

Publikacja jest zawsze opcjonalna.

Firma może:

1. Nie publikować.

2. Opublikować go jednym kanałem.

3. Opublikować go wieloma kanałami jednocześnie.

Nie ma prawnego obowiązku publikowania protokołu rodzinnego, a organy publiczne nie mogą wymagać jego publikacji w celu uznania praw lub skutków.

Potwierdza to prywatny charakter tego instrumentu.

2. Krytyka techniczna artykułu 2

Definicja w sekcji 1 jest przydatna, ale:

Po pierwsze: nie definiuje ona jasno zakresu członków rodziny, którzy mogą uczestniczyć.

Pojęcie „osób trzecich mających powiązania rodzinne” jest nieprecyzyjne i pozostawia otwartą kwestię, czy mogą uczestniczyć dalsi krewni, partnerzy życiowi lub członkowie rodziny niebędący członkami, którzy mają znaczący wpływ.

Po drugie: definicja odnosi się do celu protokołu (regulowania relacji między rodziną, majątkiem i działalnością gospodarczą), ale nie określa jego konkretnego charakteru prawnego, wymuszając jego rekonstrukcję w oparciu o prawo cywilne i korporacyjne.

Ustawodawca unika kategoryzowania tej wartości, ale robiąc to, nie definiuje jej granic.

Artykuł 2 mówi, do czego służy protokół, ale nie wyjaśnia, czym on jest.

A nie mówiąc, czym on jest, nie wyjaśnia również, co może, a czego nie może zawierać.

Pozostawia to pewne aspekty nieuregulowane i wymusza rekonstrukcję ich charakteru w oparciu o prawo zwyczajowe.

Po trzecie: Pożądane byłoby, aby definicja zawierała przynajmniej wyraźne odniesienie do jej umownie wiążącego charakteru między sygnatariuszami. Rozporządzenie to zakłada, ale nie precyzuje.

3. Konsekwencje prawne artykułu 2

a. Definicja zawarta w ustępie 1 pozwala na określenie zakresu przedmiotowego Dekretu Królewskiego.

b. Zasada „jednego opublikowanego protokołu” zapobiega współistnieniu sprzecznych wersji.

c. Publikacja jest dobrowolna, więc protokół zachowuje pełną ważność, nawet jeśli spółka zdecyduje się go nie publikować.

d. Jednolitość opublikowanego protokołu wymaga zachowania spójności między dokumentem wewnętrznym a jego publiczną interpretacją.

e. Definicja wpływa na proces rejestracji, ponieważ Rejestrator musi zweryfikować, czy złożony dokument spełnia subiektywne i obiektywne wymogi artykułu 2.

Co Rejestrator musi zweryfikować

Rejestrator NIE MOŻE uzyskać dostępu do treści protokołu.

Jest to wyraźnie określone w artykule 5.2.

Co zatem należy zweryfikować?

Należy zweryfikować, czy dokument przedstawiony jako „protokół rodzinny” jest zgodny z definicją prawną zawartą w artykule 2.

Oznacza to, że należy zweryfikować dwie rzeczy:

A. Wymagania subiektywne (kto go podpisuje)

Artykuł 2 wymaga, aby była to umowa:

• między wspólnikami

• lub między wspólnikami a osobami trzecimi mającymi powiązania rodzinne.

W związku z tym urzędnik stanu cywilnego musi zweryfikować, czy przedstawiony dokument został podpisany przez osoby prawnie do tego upoważnione.

Jeśli na przykład został podpisany przez osoby nieposiadające powiązań rodzinnych, urzędnik stanu cywilnego nie mógłby zaakceptować go jako protokołu rodzinnego w rozumieniu Dekretu Królewskiego.

B. Wymagania obiektywne (czego dotyczy dokument)

Artykuł 2 wymaga, aby umowa:

• dotyczyła spółki nienotowanej na giełdzie oraz

• miała na celu uregulowanie relacji między rodziną, właścicielami i firmą.

Rejestrator nie wnika w szczegóły dotyczące treści, ale musi zweryfikować, czy przedstawiony dokument rzeczywiście spełnia tę definicję.

Nie wystarczy dowolny dokument, który strony nazywają „protokołem”.

Musi to być protokół w rozumieniu artykułu 2.

C. Dlaczego ma to wpływ na kwalifikację

Ponieważ jeśli dokument nie spełnia zasadniczych elementów definicji zawartej w artykule 2:

• spółka nie może go opublikować,

• rejestrator nie może zweryfikować jego istnienia,

• nie może go złożyć,

• a uchwały spółki nie mogą zostać wykonane „w wykonaniu protokołu”.

Co jest publikowane w protokole rodzinnym?

Cztery metody publikacji w Dekrecie Królewskim 171/2007

Dekret Królewski przewiduje cztery różne metody publikacji protokołu rodzinnego.

Każda z nich oznacza inny poziom rozpowszechnienia dokumentu.

Metoda 1

Publikacja na stronie internetowej spółki (Artykuł 4)

Co jest publikowane?

Treść protokołu, w całości lub w części, jest publikowana, ponieważ firma zamieszcza ją na swojej stronie internetowej.

Aby skorzystać z procedury określonej w artykule 4 Dekretu Królewskiego 171/2007, firma musi dobrowolnie zarejestrować swoją stronę internetową w Rejestrze Handlowym.

Rejestracja ta nie jest już obowiązkowa. Informacje ogólne są wymagane tylko w przypadku zastosowania tej konkretnej metody publikacji protokołu.

Kto może decydować?

Tylko organ zarządzający, nigdy poszczególni wspólnicy.

Wymagania

Strona internetowa musi być zarejestrowana w Rejestrze Handlowym, aby zagwarantować jej autentyczność.

Ważne uwagi

Jeśli protokół zawiera wrażliwe dane osobowe, może zostać opublikowany wyłącznie za wyraźną zgodą (Artykuł 3.2).

Wiele firm publikuje wersję oczyszczoną, bez klauzul wrażliwych.

Wersja oczyszczona to częściowa wersja protokołu rodzinnego, która jest upubliczniana poprzez usunięcie klauzul osobistych lub wrażliwych, a jedynie zasady biznesowe i dotyczące zarządzania.

Rodzaj publikacji

Publikacja otwarta, dostępna dla każdego.

Opcja 2

Dowód istnienia protokołu (Artykuł 5)

W tej opcji treść protokołu nie jest publikowana w Rejestrze Handlowym.

Wpis do rejestru rejestruje istnienie protokołu rodzinnego wraz z jego streszczeniem identyfikacyjnym oraz, w stosownych przypadkach, informacją, że jego treść jest dostępna na stronie internetowej spółki zarejestrowanej w Rejestrze.

Rejestr nie deponuje dokumentu, nie umożliwia jego wglądu ani nie ocenia jego treści.

Jeśli protokół jest dostępny, to zewnętrznie, za pośrednictwem strony internetowej, a nie za pośrednictwem samego Rejestru.

Jest to zatem forma ogłoszenia publicznego, ograniczająca się do ogłoszenia o istnieniu protokołu i, w stosownych przypadkach, miejsca jego wglądu.

Streszczenie identyfikacyjne to minimalny wpis do rejestru, mający na celu identyfikację protokołu rodzinnego – datę, istnienie oraz, w stosownych przypadkach, odniesienie do notariusza lub dostępność strony internetowej – bez publikowania ani oceny jego treści.

Opcja 3

Złożenie protokołu wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym (artykuł 6)

Co jest publikowane?

W tym przypadku treść, w całości lub w części, jest publikowana, ponieważ odpis lub uwierzytelniony odpis protokołu jest składany w Rejestrze Handlowym.

Niniejszy dokument jest składany wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym spółki.

Każdy, kto zapozna się z rocznym sprawozdaniem finansowym, będzie mógł zapoznać się ze złożonym protokołem.

Ważne uwagi

-.- Musi być w formie dokumentu poświadczonego notarialnie.

-.- Nie zmienia struktury organizacyjnej spółki.

-.- Nie ma wpływu na osoby trzecie.

Rodzaj publikacji

Przejrzystość, jawność, dostępna dla osób trzecich, ale bez skutków rejestracyjnych.

Opcja 4

Rejestracja uchwał spółki w wykonaniu protokołu (Artykuł 7)

Co jest publikowane?

Sam protokół nie jest publikowany.

Uchwały spółki, których rejestracja jest wymagana, są publikowane z wyraźną adnotacją:

„Podjęte w wykonaniu protokołu rodzinnego”.

Przykład

Powołanie członków zarządu, przeniesienie udziałów, utworzenie komitetu doradczego itp., jeśli wynikają z protokołu. Art. Artykuły 114, 124 i 185 Ustawy o Rejestrze Handlowym

Rodzaj publikacji

Publikacja materialna, ponieważ rejestrowana jest umowa spółki, która jest wiążąca dla osób trzecich.

Wniosek

Kiedy treść protokołu jest publikowana?

Tylko na dwa sposoby:

1. Na stronie internetowej spółki (art. 4).

2. W złożeniu sprawozdania finansowego (art. 6).

Kiedy treść NIE jest publikowana?

Na dwa sposoby:

1. Wpis do rejestru (art. 5): jedynie jego istnienie.

2. Umowy w wykonaniu protokołu (art. 7): jedynie wzmianka o jego wykonaniu.

Protokół nigdy nie jest rejestrowany → prawidłowo (art. 5, 6 i 7).

Protokół może być publikowany na kilka sposobów → prawidłowo.

Treść protokołu jest upubliczniana tylko dwoma kanałami, jak zobaczymy.

Za pośrednictwem innych kanałów nie publikuje się żadnych treści, a jedynie ich istnienie lub wdrożenie.

W związku z tym:

Treść protokołu jest upubliczniana tylko wtedy, gdy firma zdecyduje się ją opublikować na swojej stronie internetowej lub dołączyć do sprawozdań finansowych.

Za pośrednictwem innych kanałów upublicznia się tylko jego istnienie lub wdrożenie.

Co oznacza, że ​​protokół ma wpływ na kilka firm?

Oznacza to, że jeden protokół rodzinny reguluje aspekty, które jednocześnie wpływają na kilka firm w ramach tej samej grupy rodzinnej.

Przykład

Rodzina z trzema firmami:

A (operacyjna)

B (posiadająca aktywa)

C (zarządzająca)

Z praktycznego punktu widzenia można rozróżnić spółkę operacyjną, która bezpośrednio prowadzi działalność gospodarczą; spółkę holdingową, która jest właścicielem aktywów; oraz spółkę zarządzającą, która centralizuje funkcje administracyjne lub zarządcze grupy.

I jeden wspólny protokół, który reguluje:

1. Sukcesję pokoleniową

2. Przeniesienie akcji

3. Politykę dywidendową

4. Udział członków rodziny w każdej spółce

5. System wspólnego podejmowania decyzji

Na co zezwala Artykuł 2.2?

Zezwala on każdej spółce na publikację tylko części, która jej dotyczy.

Cały protokół nie będzie publikowany w każdym wpisie do rejestru, ponieważ:

-.- każda spółka ma swój własny wpis

-.- mogą być w nim zawarte tylko dane dotyczące tej spółki

-.- opublikowanie wspólnego protokołu w całości mogłoby wprowadzić w błąd osoby trzecie

-.- mogłoby obejmować umowy, które nie dotyczą tej spółki

Przykład

-.- Spółka A publikuje tylko klauzule dotyczące spółki A

-.- Spółka B publikuje tylko klauzule dotyczące spółki A B

-.- C publikuje tylko C

Protokół pozostaje spójny, ale jego upublicznienie jest fragmentaryczne, aby dostosować się do systemu rejestrów.

Wniosek końcowy

Gdy protokół dotyczy kilku spółek, każda z nich publikuje tylko to, co jej dotyczy.

Protokół jest unikalny, ale jego upublicznienie jest dostosowane do każdej spółki z osobna.

ARTYKUŁ 3 WYMOGI DOTYCZĄCE PUBLIKACJI PROTOKOŁÓW RODZINNYCH

Artykuł 3 określa ogólne zasady mające zastosowanie w przypadku upublicznienia samego protokołu rodzinnego, co następuje wyłącznie poprzez jego publikację na stronie internetowej spółki (artykuł 4) lub poprzez złożenie go wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym (artykuł 6).

Wpis do rejestru w artykule 5 nie upublicznia treści protokołu, a jedynie jego istnienie.

Artykuł 7 z kolei również nie upublicznia protokołu, a jedynie uchwały korporacyjne podjęte w trakcie jego realizacji.

Jego funkcją jest określenie ograniczeń i zabezpieczeń, które muszą być przestrzegane przed opublikowaniem dokumentu.

1. Decyzja należy wyłącznie do zarządu (art. 3.1)

Artykuł 3.1 powierza zarządowi odpowiedzialność za decyzję o publikacji protokołu.

Nie jest to decyzja dla poszczególnych akcjonariuszy, prezesa zarządu ani jednej trzeciej kapitału zakładowego.

Zasada ta wymaga, aby zarząd działał:

- w najlepszym interesie spółki,

- i na własną odpowiedzialność.

Wynika to z dwóch założeń:

a. Publikacja protokołu jest decyzją strategiczną dla spółki, a nie jedynie realizacją życzeń rodziny.

Publikacja protokołu może mieć znaczący wpływ na spółkę w odniesieniu do osób trzecich, dlatego decyzję muszą podjąć osoby zarządzające spółką, oceniając, czy leży to w najlepszym interesie spółki.

b. Spółka może zdecydować o niepublikowaniu informacji, nawet jeśli życzą sobie tego akcjonariusze, jeśli uzna, że ​​publikacja jest sprzeczna z jej najlepszym interesem (na przykład poprzez ujawnienie poufnych informacji).

Wzmacnia to rozdział między sferą rodzinną a korporacyjną, pozostawiając ostateczną ocenę w rękach organu zarządzającego.

Rodzina może uzgodnić sposób organizacji, ale tylko spółka może decydować, co zostanie upublicznione w jej imieniu.

Chociaż w firmie rodzinnej osoby tworzące rodzinę i firmę często pokrywają się, prawnie stanowią one odrębne podmioty.

Rodzina może swobodnie uzgodnić sposób organizacji swoich wewnętrznych relacji za pośrednictwem protokołu rodzinnego, ale tylko spółka, za pośrednictwem swojej rady dyrektorów, może decydować, które części tych umów zostaną upublicznione w jej imieniu osobom trzecim.

2. Publikacja uzależniona od ścisłego przestrzegania przepisów o ochronie danych (art. 3.2)

Artykuł 3.2 wprowadza istotne ograniczenie: publikacja protokołu – zarówno na stronie internetowej, jak i w Rejestrze Handlowym – musi być w pełni zgodna z Ustawą Organiczną o Ochronie Danych Osobowych.

Chociaż artykuł 3.2 Dekretu Królewskiego 171/2007 odnosi się do Ustawy Organicznej 15/1999, która obecnie została uchylona, ​​odniesienie to należy rozumieć jako odniesienie do Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) i Ustawy Organicznej 3/2018, które stanowią obowiązujące ramy ochrony danych osobowych.

Zobowiązuje to organ zarządzający do:

a. Ustalenia, czy protokół zawiera wrażliwe dane osobowe.

Typowe przykłady:

• małżeński ustrój majątkowy,

• prywatne umowy rodzinne,

• klauzule dotyczące dostępu członków rodziny do firmy,

• zobowiązania osobiste (praca, studia, zachowanie),

• szczegółowe kryteria dziedziczenia,

• dane dotyczące osób nieletnich.

b. Żądanie wyraźnej zgody osób, których dane dotyczą.

Jeśli firma chce opublikować te klauzule, potrzebuje wyraźnej zgody, a nie zgody domniemanej lub milczącej.

Artykuł 3.2 jednoznacznie tego wymaga.

Bez tej zgody te części protokołu nie mogą zostać opublikowane.

Firma musi:

• je usunąć,

• je zanonimizować,

• lub po prostu ich nie publikować.

Ten punkt wyjaśnia, dlaczego wiele firm decyduje się na:

- publikację oczyszczonej wersji na stronie internetowej oraz

- publikację pełnej wersji tylko wtedy, gdy jest to stosowne (art. 6).

3. Obowiązek aktualizacji opublikowanego protokołu i domniemanie ważności (art. 3.3)

Z chwilą upublicznienia protokołu rodzinnego przez spółkę poprzez jego opublikowanie na stronie internetowej spółki lub zarejestrowanie w Rejestrze Handlowym, powstaje obowiązek aktualizacji tych informacji, zgodnie z art. 3.3 Dekretu Królewskiego. W przypadku braku aktualizacji protokół uznaje się za ważny na warunkach, na jakich został on upubliczniony.

W przypadku zarejestrowania protokołu rodzinnego przez spółkę w Rejestrze Handlowym, wszelkie jego modyfikacje lub zastąpienia muszą być również uwzględnione, nawet jeśli jego treść nie została opublikowana; w przeciwnym razie domniemywa się, że protokół, o którym pierwotnie poinformowano, jest ważny.

To domniemanie chroni osoby trzecie, które się z nim zapoznają. Strona internetowa spółki lub formularz rejestracyjny spółki w Rejestrze Handlowym pozwalają akcjonariuszom polegać na istnieniu i ważności protokołu rodzinnego w opublikowanej formie, nawet jeśli jego treść nie jest dostępna.

Ten przepis, artykuł 3, ma istotne konsekwencje prawne:

Opublikowany protokół nie może stać się nieaktualny bez formalnej aktualizacji ze strony spółki.

Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do:

• dezorientacji osób trzecich,

• odpowiedzialności członków zarządu,

• problemów z interpretacją późniejszych uchwał spółki,

• oraz konfliktów między akcjonariuszami.

Niniejszy artykuł ma na celu zapobieganie kreowaniu przez spółkę nieprawdziwego lub nieaktualnego wizerunku na zewnątrz.

Procedura aktualizacji określona w artykule 3.3 jest wyraźnie powiązana z publikacją protokołu na stronie internetowej spółki lub w Rejestrze Handlowym, nie obejmując jednak wyraźnie obowiązku złożenia protokołu wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, zgodnie z przepisami artykułu 6.

Z punktu widzenia rzetelnego procesu legislacyjnego, korzystniejsze byłoby, aby ustawa ustanowiła ten obowiązek, formułując go spójnie dla wszystkich metod publikacji przewidzianych w Dekrecie Królewskim, albo poprzez wyraźne odniesienie w samym artykule 3, albo poprzez konkretny przepis w artykule 6.

ARTYKUŁ 4. PUBLIKACJA PROTOKOŁÓW RODZINNYCH NA STRONIE INTERNETOWEJ SPÓŁKI

Artykuł 4 reguluje najszerszą i najbardziej bezpośrednią formę publikacji protokołu rodzinnego: jego publikację na stronie internetowej spółki.

Przepisy przyznają to uprawnienie wyłącznie zarządowi, który może wyrazić zgodę na publikację protokołu na stronie internetowej spółki, pod warunkiem że domena lub adres internetowy zostały wcześniej zarejestrowane w Rejestrze Handlowym.

Nie chodzi tu o zwykłą stronę internetową, lecz o stronę oficjalnie powiązaną z firmą, co gwarantuje autentyczność i identyfikowalność publikowanych informacji.

W przeciwieństwie do zwykłej rejestracji wymaganej na mocy artykułu 5, ta metoda skutecznie upublicznia treść protokołu, ponieważ dokument jest w pełni dostępny dla każdej osoby trzeciej, która odwiedza stronę internetową.

Stanowi to najwyższy poziom dobrowolnej przejrzystości, którego stosowanie należy oceniać z perspektywy interesu publicznego.

Odwołanie do artykułu 9 ustawy 34/2002 pełni istotną funkcję techniczną: zapewnia identyfikację, deklarację i podleganie obowiązkom dostawców usług społeczeństwa informacyjnego, wzmacniając w ten sposób pewność prawną publikowanych informacji.

Chociaż odniesienie do artykułu 9 ustawy 34/2002 stało się nieaktualne po kolejnych nowelizacjach, jego intencja pozostaje aktualna, ponieważ ma na celu zapewnienie, że protokół zostanie opublikowany na korporacyjnej stronie internetowej, która będzie identyfikowalna i prawnie przypisana do firmy.

Z merytorycznego punktu widzenia taka forma publikacji nie przekształca protokołu w przepis ustawowy ani nie nadaje mu skutków rejestracyjnych.

Protokół pozostaje umową akcjonariuszy, ale jego treść jest publicznie dostępna na mocy decyzji spółki.

Wymaga to zachowania najwyższej ostrożności przewidzianej w artykule 3, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych. Z tego powodu w praktyce wiele spółek decyduje się na publikację zliberalizowanych wersji protokołu, z wyłączeniem klauzul o charakterze ściśle rodzinnym.

Krótko mówiąc, artykuł 4 ustanawia dobrowolny, kompleksowy i w pełni dostępny sposób publicznego ujawniania informacji, odpowiedni dla spółek, które chcą zapewnić wysoki poziom przejrzystości i porządku w swoich relacjach rodzinnych, wymagający uprzedniej oceny zarządu.

ARTYKUŁ 5. REJESTRACJA PROTOKOŁÓW RODZINNYCH

Artykuł 5 reguluje minimalny sposób rejestracji protokołu rodzinnego: po prostu odnotowanie jego istnienia w aktach rejestracyjnych spółki, bez dostępu do jego treści.

Inicjatywa ponownie należy wyłącznie do zarządu, który może wnioskować o taki wpis w drodze wniosku z podpisem notarialnie poświadczonym.

Jest to czynność formalna, która nie wymaga sporządzenia aktu notarialnego protokołu ani jego pełnego złożenia w Rejestrze, co wzmacnia dobrowolny i elastyczny charakter systemu.

Wpis rejestracyjny ogranicza się do identyfikującego streszczenia protokołu, które może obejmować między innymi:

• istnienie protokołu rodzinnego,

• jego datę,

• oraz, w stosownych przypadkach, czy jest on dostępny na stronie internetowej spółki.

Wzmianka ta pozwala osobom trzecim dowiedzieć się, że spółka przyjęła wewnętrzne ramy organizacji rodzinnej, bez ujawniania treści umowy, zachowując w ten sposób poufność właściwą dla tego typu umów.

Drugi rozdział wyraźnie wzmacnia tę ideę, stwierdzając, że Nawet jeśli protokół został sformalizowany w formie aktu notarialnego, Rejestrator nie może żądać jego przedstawienia ani oceniać jego treści.

Funkcja Rejestratora jest ściśle ograniczona do weryfikacji wymogów formalnych i potwierdzenia, że:

• żaden inny protokół nie został wcześniej opublikowany,

• lub, w stosownych przypadkach, że nowy protokół został przedstawiony jako modyfikacja lub zastąpienie poprzedniego, zgodnie z artykułem 2.2.

Artykuł 5 nie uzależnia rejestracji protokołu rodzinnego od jego wcześniejszej publikacji na stronie internetowej spółki. Rejestr Handlowy może po prostu odnotować istnienie protokołu wraz z odpowiednimi danymi identyfikacyjnymi, bez publikowania jego treści.

Dopiero gdy spółka oświadczy, że protokół jest dostępny na jej stronie internetowej, Rejestrator musi zweryfikować ten fakt jako kwestię zewnętrzną, bez żądania przedstawienia dokumentu ani oceniania jego treści.

Ewentualne wskazanie notariusza upoważniającego, miejsca, daty i numeru protokołu notarialnego służy wyłącznie celom identyfikacyjnym i gwarantuje autentyczność, nie przekształcając protokołu w dokument podlegający rejestracji ani nie nadając mu skutków rejestracyjnych.

Artykuł 5 zezwala spółce na informowanie na zewnątrz o istnieniu protokołu rodzinnego bez upubliczniania jego treści. Jest to forma ograniczonej reklamy, mająca na celu wykazanie, że spółka jest zorganizowana i posiada wewnętrzne regulacje, ale bez wpływu tych regulacji na osoby trzecie lub modyfikacji danych rejestrowych w Rejestrze Handlowym.

ARTYKUŁ 6. PROTOKÓŁ RODZINNY W PREZENTACJI SPRAWOZDAŃ ROCZNYCH

Artykuł 6 wprowadza pośredni sposób publikacji protokołu rodzinnego, znajdujący się pomiędzy pełną publikacją na stronie internetowej spółki (artykuł 4) a samą rejestracją jego istnienia (artykuł 5).

Przepis zezwala zarządowi, przy składaniu rocznych sprawozdań finansowych, na dołączenie do dokumentacji składanej do Rejestru Handlowego pełnego lub częściowego odpisu lub uwierzytelnionej kopii dokumentu publicznego zawierającego protokół rodzinny.

Stanowi to formę ujawnienia informacji związaną z wypełnianiem okresowego zobowiązania handlowego, ale jest ona całkowicie dobrowolna.

Ta metoda ma kilka kluczowych cech:

Po pierwsze, protokół musi mieć formę aktu notarialnego, w przeciwieństwie do zwykłej rejestracji wymaganej przez Artykuł 5.

Dokumenty prywatne nie są dopuszczalne.

Po drugie, złożenie protokołu może być pełne lub częściowe, co pozwala spółce dostosować poziom transparentności, wykluczając klauzule o charakterze ściśle osobistym lub rodzinnym i ograniczając ujawnienie do aspektów uznanych za istotne dla dobrego zarządzania firmą rodzinną.

Po trzecie, złożony dokument nie jest rejestrowany, lecz archiwizowany wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, dzięki czemu jest dostępny dla osób trzecich, które zapoznają się z dokumentacją złożoną w Rejestrze Handlowym.

Jest to zatem forma transparentności, ale bez żadnych istotnych skutków rejestracyjnych. Złożenie protokołu wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym nie oznacza jego rejestracji ani wpisu do rejestru spółki. W związku z tym nie jest on wiążący wobec osób trzecich, nie modyfikuje statutu spółki, nie zmienia struktury korporacyjnej i w żaden sposób nie zastępuje tego, co jest już zarejestrowane w Rejestrze Handlowym.

W przeciwieństwie do artykułu 5, artykuł 6 przyznaje Rejestratorowi funkcję kwalifikacyjną, aczkolwiek ograniczoną: kwalifikacja nie koncentruje się na merytorycznej treści protokołu jako umowy rodzinnej, ale raczej na jego formalnej zgodności i na tym, czy jest to dokument, który może wpłynąć na prawidłowe zarządzanie firmą rodzinną, bez zmiany jej struktury korporacyjnej lub podważania tego, co jest już zarejestrowane.

Z systemowego punktu widzenia takie podejście pozwala na upublicznienie treści protokołu bez przekształcania go w przepis ustawowy lub rejestrowalną umowę korporacyjną, zachowując jego charakter umowy para-akcjonariuszy, ale zapewniając mu większą widoczność zewnętrzną niż sam dowód jego istnienia.

Krótko mówiąc, artykuł 6 oferuje firmom elastyczne narzędzie do zwiększenia przejrzystości zarządzania rodzinnego, pozycjonując się jako rozwiązanie pośrednie między całkowitą nieprzejrzystością a pełnym ujawnieniem protokołu.

Różnica między artykułami 5 i 6 dotyczy zakresu interwencji urzędnika stanu cywilnego.

Zgodnie z artykułem 5 rola urzędnika stanu cywilnego ogranicza się do weryfikacji istnienia protokołu rodzinnego, bez dostępu do samego dokumentu ani jego przeglądania. Wniosek z podpisem notarialnie poświadczonym jest wystarczający, a jego forma ani treść nie są badane.

Z kolei artykuł 6 wymaga przedłożenia dokumentu, który musi mieć formę publiczną, i przyznaje urzędnikowi stanu cywilnego ograniczoną funkcję kontrolną, ograniczającą się do weryfikacji jego formalnej zgodności i zgodności. zgodności ze strukturą korporacyjną, bez odniesienia do merytorycznej treści umowy rodzinnej.

ARTYKUŁ 7. REJESTRACJA KLAUZULI W AKTACH PUBLICZNYCH WDRAŻAJĄCYCH PROTOKÓŁ RODZINNY

Artykuł 7 reguluje sytuację odmienną od poprzednich i bardzo istotną pod względem koncepcyjnym: sam protokół rodzinny nie jest publikowany; zamiast tego rejestrowane są umowy korporacyjne zawarte w wykonaniu wcześniej opublikowanego protokołu.

Zasada ta opiera się na jasnym założeniu: istnieją umowy korporacyjne podlegające rejestracji (na przykład powołanie członków zarządu, zmiany statutu, powołanie organów doradczych itp.), które, choć w pełni ważne i niezależne z perspektywy korporacyjnej, wynikają z protokołu rodzinnego lub są przez niego uzasadnione.

W takich przypadkach artykuł 7 nie nadaje protokołowi mocy rejestracyjnej ani nie zezwala na jego pośrednią rejestrację.

Jedynym wymogiem jest, aby przy rejestracji umowy wyraźnie wskazano, że umowa ta została zawarta w wykonaniu opublikowanego protokołu rodzinnego, zarówno we wpisie do rejestru, jak i w tytule samego aktu notarialnego.

Rola Rejestratora ogranicza się do standardowej kontroli umowy spółki podlegającej rejestracji, w tym weryfikacji istnienia wcześniej opublikowanego protokołu rodzinnego i prawidłowości odniesienia do jego wykonania. Rejestrator w żadnym wypadku nie weryfikuje treści protokołu ani jego włączenia do Rejestru.

Z systemowego punktu widzenia, metoda ta stanowi jedyny sposób upublicznienia mający istotne skutki rejestrowe, ale ma zastosowanie wyłącznie do zarejestrowanej umowy spółki, a nie do protokołu rodzinnego.

-.- Umowa jest wykonalna wobec osób trzecich,

-.- Jest wiążąca dla osób trzecich,

-.- Ma pełną moc prawną.

Umowa podlega upublicznieniu, podczas gdy protokół pozostaje w sferze umów akcjonariuszy, nie nabywając statusu ustawowego ani mocy normatywnej wobec osób trzecich.

Artykuł 7 nie nadaje mocy prawnej protokołowi rodzinnemu, lecz pozwala na wskazanie, że osiągnięto określone porozumienie korporacyjne zgodnie z jego postanowieniami, podczas gdy protokół pozostaje umową wewnętrzną, bez skutków prawnych wobec osób trzecich.

ISTOTNE ASPEKTY RAM PRAWNYCH PROTOKOŁU RODZINNEGO:

1. Wymagany dokument publiczny:

Protokół rodzinny nie musi mieć formy dokumentu publicznego. Zasadniczo może być sporządzony jako dokument prywatny.

W związku z tym, jeśli spółka zdecyduje się opublikować swoją treść na stronie internetowej spółki zgodnie z artykułem 4, dokument publiczny nie jest wymagany, a dokument prywatny może zostać skutecznie opublikowany.

Jeśli żąda się jedynie wpisu protokołu do rejestru spółki (artykuł 5.1), wystarczy wniosek z podpisem notarialnym, bez konieczności nadawania protokołowi formy dokumentu publicznego.

Jeśli jednak protokół został sformalizowany jako dokument publiczny, wniosek musi wskazywać notariusza upoważniającego, miejsce, datę i numer protokołu.

Sytuacja jest inna w artykule 6, gdzie, jeśli protokół jest składany wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, należy dołączyć pełny lub częściowy odpis albo uwierzytelniony odpis dokumentu publicznego zawierającego protokół.

Wreszcie, w przypadku uchwał spółki podjętych na podstawie opublikowanego protokołu rodzinnego (artykuł 7), to uchwały spółki podlegające rejestracji muszą zostać zarejestrowane w dokumencie publicznym, a nie protokół rodzinny, który może pozostać dokumentem prywatnym.

W każdym przypadku protokół musi być sporządzony na piśmie, ponieważ tylko w ten sposób można go zidentyfikować, upublicznić, zaktualizować i wykorzystać jako podstawę do podjęcia uchwał spółki.

2. Czy protokół jest publikowany, czy też jedynie istnieje?

To zależy od wybranej metody publikacji.

TREŚĆ protokołu jest publikowana tylko w następujących dwóch przypadkach:

1. Publikacja na stronie internetowej spółki (artykuł 4).

Tekst protokołu, w całości lub w części, jest udostępniany.

2. Złożenie wraz ze sprawozdaniem rocznym (art. 6).

Składa się kopię lub uwierzytelniony odpis, a jego treść jest dostępna do wglądu.

Treść protokołu NIE jest publikowana w następujących przypadkach:

1. Rejestracja jego istnienia (art. 5).

KRS rejestruje jedynie istnienie protokołu, nie udostępniając jego treści.

2. Rejestracja uchwał spółki podjętych w toku jego wykonania (art. 7).

Uchwały spółki są rejestrowane z adnotacją, że pochodzą z protokołu, ale sam protokół nie jest publikowany.

Wniosek

Protokół rodzinny jest publikowany w formie tekstowej tylko wtedy, gdy jest publikowany na stronie internetowej spółki lub składany wraz ze sprawozdaniem rocznym.

W pozostałych przypadkach KRS ogłasza jedynie istnienie protokołu lub fakt podjęcia określonych uchwał w toku jego wykonania, nie publikując jego treści.

Po wyjaśnieniu podstawowych aspektów protokołu rodzinnego przejdziemy teraz do analizy Poniżej przedstawiono postanowienia końcowe.

Drugi przepis końcowy, sekcja pierwsza, modyfikuje artykuł 114.2 Regulaminu Rejestru Handlowego w odniesieniu do spółek akcyjnych.

Niniejsza zmiana nie czyni protokołu rodzinnego dokumentem podlegającym rejestracji ani sama w sobie nie rozszerza jego zakresu, ale pozwala na rejestrację w Rejestrze Handlowym niektórych umów, które zazwyczaj powstają w protokole.

W szczególności Regulamin zezwala na rejestrację:

a) Klauzul karnych gwarantujących uzgodnione i zarejestrowane zobowiązania, zwłaszcza gdy takie zobowiązania są zawarte w protokole rodzinnym opublikowanym wcześniej zgodnie z art. 6 i 7 Dekretu Królewskiego 171/2007, tj. poprzez złożenie go wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym lub poprzez rejestrację umów przyjętych w jego wykonaniu.

b) Istnienia komitetów doradczych, bez konieczności uprzedniej publikacji protokołu rodzinnego w niniejszym przypadku przez Rozporządzenie; wystarczy, aby utworzenie organu zostało ważnie stwierdzone w statucie zgodnie z art. 114.2 i 124 Regulaminu Rejestru Handlowego.

W każdym przypadku protokół rodzinny zachowuje swój charakter prywatnej umowy paraakcjonariuszy: w Rejestrze Handlowym rejestrowany jest nie sam protokół, lecz jedynie konkretna umowa spółki, po jej włączeniu do statutu poprzez odpowiednią zmianę sformalizowaną w akcie notarialnym i zarejestrowaną zgodnie z ogólnymi przepisami Rejestru Handlowego.

Postanowienie końcowe drugie modyfikuje ust. d) Artykułu 124.2.

Zmiana Artykułu 124.2.d) Regulaminu Rejestru Handlowego nie nadaje protokołowi rodzinnemu mocy rejestracyjnej, ale pozwala na włączenie do statutu z pełną mocą prawną jednego z jego najczęstszych przejawów – komitetu doradczego lub komitetu rodzinnego.

Komitet doradczy przestaje być zatem jedynie aktem rodzinnym i staje się, na życzenie wspólników, jasno określonym i dostępnym organem ustawowym o charakterze doradczym lub informacyjnym, dostępnym dla Rejestru.

Protokół pozostaje na poziomie paraspołecznym; rejestrowana jest jedynie wywodząca się z niego osoba prawna.

Różnica między artykułami 114 i 124 Regulaminu Rejestru Handlowego leży w ich przedmiocie.

Artykuł 114 odnosi się do umów lub klauzul uzgodnionych przez wspólników – wiele z nich pochodzi z protokołów rodzinnych – które ze względu na swoją treść mogą zostać włączone do aktu założycielskiego lub statutu spółki i zarejestrowane w Rejestrze Handlowym, nabierając w ten sposób mocy prawnej, podobnie jak ma to miejsce na przykład w przypadku klauzul karnych zabezpieczających zobowiązania korporacyjne, systemów ustalania wartości udziałów lub akcji czy szczegółowych przepisów dotyczących zbywania.

Z drugiej strony, artykuł 124 nie reguluje umów, lecz strukturę organizacyjną spółki, zezwalając na tworzenie organów wewnętrznych, takich jak komitet doradczy lub komitet rodzinny, których skład, funkcjonowanie i uprawnienia określa statut.

Krótko mówiąc, artykuł 114 określa, jakie przepisy mogą zostać zarejestrowane, podczas gdy artykuł 124 określa, jakie organy spółka może posiadać.

Postanowienie końcowe drugie, sekcje trzecia i czwarta, powielają, w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, tę samą strukturę, którą przepisy o rejestrze handlowym ustanawiają dla spółek akcyjnych, modyfikując sekcję 2 artykułu 175 i paragraf d) artykułu 185.3.

Data wejścia w życie: 5 kwietnia 2007 r.

Z perspektywy legislacyjnej, Dekret Królewski 171/2007 stanowi regulację protokołu rodzinnego, koncentrując się na jego upublicznieniu.

Ustawa mogłaby definiować, czym jest protokół rodzinny i jaki jest jego cel.

Obejmuje to również elementy osobiste (kto może uczestniczyć i w jakim charakterze), elementy rzeczowe (jakie relacje, aktywa lub udziały mogą zostać objęte) oraz elementy formalne (wymagana forma lub dowolność formy).

Obejmuje to również określenie typowej treści umowy, jej skutków prawnych między stronami i wobec osób trzecich, wymogów dotyczących jawności, a także procedur jej modyfikacji i rozwiązania.

Kwestie te skłaniają interpretatora do rekonstrukcji jej ram prawnych w kwestiach nieobjętych ogólnym prawem cywilnym i korporacyjnym.