HET FAMILIEPROTOCOL

KONINKLIJK BESLUIT 171/2007

ARTIKEL 1 DOEL

Artikel 1 definieert duidelijk en strikt de reikwijdte van dit Koninklijk Besluit.

Het doel ervan is niet de inhoud, de juridische aard of de geldigheid van familieprotocollen te reguleren, maar uitsluitend vast te stellen hoe deze openbaar gemaakt kunnen worden.

De regeling richt zich op de middelen en mechanismen waarmee familieprotocollen van niet-beursgenoteerde ondernemingen formeel openbaar gemaakt kunnen worden, met name via het Handelsregister.

Deze bepaling bevestigt dat het Koninklijk Besluit niet ingrijpt in de interne structuur van het protocol of de daarin opgenomen overeenkomsten.

Evenmin schept het een wettelijke verplichting tot publicatie.

De regeling beperkt zich uitsluitend tot de formele aspecten van de verspreiding ervan en derhalve tot de instrumenten die bedrijven kunnen gebruiken om transparantie, inzicht of registratie van deze overeenkomsten te waarborgen.

Artikel 1 schetst dus het algemene kader: het Koninklijk Besluit behandelt de openbaarheid van familieprotocollen en de wijze waarop deze in het Handelsregister kunnen worden ingeschreven, zonder afbreuk te doen aan de contractuele inhoud of de contractvrijheid van familiebedrijven.

Waarom het Koninklijk Besluit begint met het onderwerp en niet met de definitie

Vanuit systematisch oogpunt vormt de structuur van het Koninklijk Besluit een eerste bezwaar: Artikel 1 vermeldt het doel van de regeling voordat de juridische definitie van een familieprotocol wordt gegeven.

Wat de wetgeving betreft, zou het natuurlijker en duidelijker zijn geweest om te beginnen met een definitie van wat onder een familieprotocol wordt verstaan, en vervolgens te bepalen welke aspecten van dit instrument onder de regeling vallen.

Door niet met de definitie te beginnen, krijgt de lezer een doelstelling te lezen – het reguleren van de openbaarheid van familieprotocollen en de inschrijving ervan in het Handelsregister – zonder nog te weten wat een familieprotocol juridisch gezien is.

Deze omkering van de volgorde dwingt men om mentaal terug te grijpen naar artikel 2 om de reikwijdte van artikel 1 te begrijpen, wat niet bijdraagt ​​aan de duidelijkheid of de interne logica van de tekst.

Waarom het geen wettelijk document is

Een wettelijk document is een document waarvan de inhoud deel uitmaakt van de statuten van de vennootschap, dat registreerbaar is en dat afdwingbaar is jegens derden.

Het familieprotocol:

1. Wijzigt de statuten niet.

2. Wordt niet automatisch ingeschreven in het Handelsregister.

3. Kan de statuten niet tegenspreken, maar vervangt ze ook niet.

Artikel 2 vermeldt nergens dat het deel uitmaakt van de statuten.

Koninklijk Besluit 171/2007 wijdt de artikelen 5, 6 en 7 aan het vaststellen van verschillende vormen van openbaarmaking voor het familieprotocol, waarbij duidelijk wordt gemaakt dat het als zodanig niet wordt ingeschreven in het Handelsregister.

Het protocol wordt in geen geval opgenomen in het handelsregister van de vennootschap, noch verkrijgt het wettelijke status. Het register beperkt zich tot het vastleggen van het bestaan ​​ervan, het indienen van de tekst bij de jaarrekening of het vermelden van de implementatie ervan in registreerbare vennootschapsbesluiten.

De statuten zelf maken duidelijk dat het een document is dat buiten de statuten valt, dat weliswaar geregistreerd of vermeld kan worden, maar niet in de reglementen kan worden opgenomen.

Hoewel artikel 1 van Koninklijk Decreet 171/2007 spreekt over de "toegang tot het Handelsregister" van familieprotocollen, moet deze uitdrukking niet strikt worden opgevat als registratie.

Het is een interne contractuele overeenkomst, gebaseerd op het beginsel van contractvrijheid, met als doel conflicten te voorkomen en de relatie tussen familieleden en de vennootschap zelf te reguleren.

De definitie benadrukt vier essentiële elementen:

1. Contractuele aard.

2. Betrokken partijen: leden en familieleden met een belang in de vennootschap.

3. Onderwerp: relaties tussen familie, eigendom en de onderneming.

4. Toepassingsgebied: Niet-beursgenoteerde ondernemingen.

Dit is een brede definitie die meerdere configuraties toelaat en de heterogeniteit van familiebedrijven in Spanje weerspiegelt.

ARTIKEL 2 DEFINITIE VAN HET FAMILIEPROTOCOL EN DE BEKENDMAKING ERVAN

1. Inhoud van artikel 2

Paragraaf 1. De wettelijke definitie

Het Koninklijk Besluit biedt hier de eerste en enige wettelijke definitie van het begrip "familieprotocol" binnen het Spaanse rechtssysteem.

Deze definitie is breed en flexibel.

Een familieprotocol is de verzameling overeenkomsten die zijn gesloten tussen de vennoten of tussen hen en derden met familiebanden, altijd met betrekking tot een niet-beursgenoteerde onderneming.

Het doel ervan is het creëren van een stabiel kader voor communicatie, consensus en besluitvorming dat de regulering van de relaties tussen familie, eigendom en de onderneming mogelijk maakt.

De regelgeving erkent uitdrukkelijk het parasociale karakter van het protocol.

In de preambule van het Koninklijk Besluit staat letterlijk:

“De inhoud ervan wordt bepaald door de collectieve arbeidsovereenkomst van de partijen, als een aandeelhoudersovereenkomst.”

Het is geen wettelijk document en geen akte die op zichzelf kan worden geregistreerd.

Artikel 2. Eén protocol per onderneming

De regeling Het stelt het principe van eenheid van het gepubliceerde protocol vast.

Een bedrijf mag slechts één protocol publiceren, hoewel dit ene document kan worden bijgewerkt, gewijzigd of vervangen.

Als het protocol meerdere bedrijven binnen dezelfde familiegroep betreft, mag elk bedrijf slechts het gedeelte publiceren dat op dat bedrijf van toepassing is.

Indien een poging wordt gedaan om een ​​tweede, afwijkend protocol te registreren of in te dienen, moet het Handelsregister dit afwijzen, tenzij uitdrukkelijk wordt vermeld dat het een wijziging of vervanging van het vorige protocol betreft.

Het doel is om rechtszekerheid te garanderen en te voorkomen dat tegenstrijdige of overlappende documenten binnen hetzelfde bedrijf naast elkaar bestaan.

Artikel 3. Vrijwillige publicatie

Publicatie is altijd vrijwillig.

Een bedrijf kan:

1. Het niet publiceren.

2. Het via één kanaal publiceren.

3. Het gelijktijdig via meerdere kanalen publiceren.

Er bestaat geen wettelijke verplichting om het familieprotocol te publiceren, noch kunnen overheidsinstanties de publicatie ervan eisen om rechten of gevolgen te erkennen.

Dit bevestigt het private karakter van het document.

2. Technische kritiek op artikel 2

De definitie in paragraaf 1 is nuttig, maar:

Ten eerste: de definitie van de groep familieleden die kunnen deelnemen, is onduidelijk.

Het begrip "derden met familiebanden" is onnauwkeurig en laat de vraag open of verre familieleden, partners of niet-familieleden met aanzienlijke invloed kunnen deelnemen.

Ten tweede: de definitie verwijst naar het doel van het protocol (het reguleren van de relatie tussen familie, vermogen en bedrijf), maar identificeert niet de specifieke juridische aard ervan, waardoor een reconstructie op basis van het burgerlijk recht en het vennootschapsrecht noodzakelijk is.

De wetgever vermijdt categorisering van de figuur, maar definieert daarmee niet de grenzen ervan.

Artikel 2 beschrijft waar een protocol voor dient, maar niet wat het is.

En door niet te zeggen wat het is, wordt ook niet aangegeven wat het wel en niet kan bevatten.

Dit laat aspecten ongereguleerd en dwingt tot een reconstructie van de aard ervan op basis van het common law.

Ten derde: Het zou wenselijk zijn geweest als de definitie ten minste een expliciete verwijzing naar het contractuele bindende karakter ervan tussen de ondertekenaars had bevat. De verordening veronderstelt dit, maar vermeldt het niet expliciet.

3. Juridische gevolgen van artikel 2

a. De definitie in lid 1 maakt het mogelijk om de objectieve reikwijdte van het Koninklijk Besluit te bepalen.

b. Het principe van "één gepubliceerd protocol" voorkomt het naast elkaar bestaan ​​van tegenstrijdige versies.

c. Publicatie is vrijwillig, dus het protocol blijft volledig geldig, zelfs als de onderneming besluit het niet te publiceren.

d. De eenheid van het gepubliceerde protocol vereist consistentie tussen het interne document en de publieke weergave ervan.

e. De definitie heeft gevolgen voor de registratieprocedure, aangezien de Registrator moet controleren of het ingediende document voldoet aan de subjectieve en objectieve eisen van artikel 2.

Wat de Registrator moet controleren

De Registrator KAN GEEN toegang krijgen tot de inhoud van het protocol.

Dit staat uitdrukkelijk vermeld in artikel 5.2.

Wat moet er dan precies gecontroleerd worden?

Er moet gecontroleerd worden of wat wordt gepresenteerd als een "familieprotocol" voldoet aan de wettelijke definitie in artikel 2.

Dat wil zeggen, er moeten twee dingen gecontroleerd worden:

A. Subjectieve vereisten (wie ondertekent het)

Artikel 2 vereist dat het een overeenkomst betreft:

• tussen partners

• of tussen partners en derden met familiebanden.

De griffier moet daarom controleren of het gepresenteerde document is ondertekend door degenen die daartoe wettelijk bevoegd zijn.

Als het bijvoorbeeld ondertekend zou zijn door personen zonder familiebanden, zou de griffier het niet kunnen accepteren als een familieprotocol in de zin van het Koninklijk Besluit.

B. Objectieve vereisten (waar het document betrekking op heeft)

Artikel 2 vereist dat de overeenkomst:

• betrekking heeft op een niet-beursgenoteerde onderneming, en

• tot doel heeft de relaties tussen familie, eigendom en onderneming te reguleren.

De griffier gaat niet in detail in op de inhoud, maar moet controleren of het gepresenteerde document daadwerkelijk aan deze definitie voldoet.

Niet zomaar elk document dat de partijen een "protocol" noemen, is voldoende.

Het moet een protocol zijn in de zin van artikel 2.

C. Waarom dit de kwalificatie beïnvloedt

Omdat als het document niet voldoet aan de essentiële elementen van de definitie in artikel 2:

• de vennootschap het niet kan publiceren,

• de Kamer van Koophandel het bestaan ​​ervan niet kan verifiëren,

• het niet kan worden gedeponeerd,

• en vennootschapsbesluiten niet kunnen worden uitgevoerd "ter uitvoering van het protocol".

Wat wordt er gepubliceerd over een familieprotocol?

De vier publicatiemethoden van Koninklijk Decreet 171/2007

Het Koninklijk Decreet voorziet in vier verschillende methoden voor de publicatie van het familieprotocol.

Elke methode impliceert een ander niveau van verspreiding van het document.

Methode 1

Publicatie op de website van de vennootschap (artikel 4)

Wat wordt er gepubliceerd?

De inhoud van het protocol, geheel of gedeeltelijk, wordt gepubliceerd doordat de vennootschap het op haar website plaatst.

Om de procedure zoals beschreven in artikel 4 van Koninklijk Decreet 171/2007 te kunnen volgen, moest het bedrijf zijn website vrijwillig inschrijven bij het Handelsregister.

Deze inschrijving is niet langer verplicht Algemene informatie is alleen vereist als deze specifieke methode voor het publiceren van het protocol wordt gebruikt.

Wie mag dit beslissen?

Alleen het bestuursorgaan, nooit individuele partners.

Vereisten

De website moet geregistreerd staan ​​bij het Handelsregister om de authenticiteit te garanderen.

Belangrijke opmerkingen

Als het protocol gevoelige persoonsgegevens bevat, mag het alleen met uitdrukkelijke toestemming worden gepubliceerd (artikel 3.2).

Veel bedrijven publiceren een geanonimiseerde versie, zonder gevoelige clausules.

Een geanonimiseerde versie is een gedeeltelijke versie van het familieprotocol die openbaar wordt gemaakt door persoonlijke of gevoelige clausules te verwijderen, waarbij alleen de bedrijfs- en bestuursregels behouden blijven.

Type publicatie

Openbare publicatie, toegankelijk voor iedereen.

Optie 2

Bewijs van het bestaan ​​van het protocol (artikel 5)

Bij deze optie wordt de inhoud van het protocol niet gepubliceerd in het Handelsregister.

Wat in de registerinschrijving wordt vastgelegd, is het bestaan ​​van een familieprotocol, met een identificerende samenvatting en, indien van toepassing, een vermelding dat de inhoud ervan toegankelijk is op de bedrijfswebsite van de in het handelsregister ingeschreven onderneming.

Het handelsregister bewaart het document niet, staat inzage ervan niet toe en beoordeelt de inhoud ervan niet.

Indien het protocol toegankelijk is, is dit extern, via de website, niet via het handelsregister zelf.

Het is derhalve een vorm van openbare kennisgeving, beperkt tot het aankondigen van het bestaan ​​van het protocol en, indien van toepassing, waar het kan worden geraadpleegd.

De identificerende samenvatting is een minimale registerinschrijving bedoeld om het familieprotocol te identificeren – datum, bestaan ​​en, indien van toepassing, notariële verwijzing of toegankelijkheid via de website – zonder de inhoud ervan te publiceren of te beoordelen.

Optie 3

Indienen van het protocol bij de jaarrekening (Artikel 6)

Wat wordt gepubliceerd?

Hierbij wordt de inhoud, geheel of gedeeltelijk, gepubliceerd doordat een kopie of gewaarmerkte kopie van het protocol wordt ingediend bij het handelsregister.

Dit document wordt samen met de jaarrekening van de onderneming ingediend.

Iedereen die de jaarrekening raadpleegt, kan het ingediende protocol inzien.

Belangrijkste punten

-.- Het moet een notarieel bekrachtigd document zijn.

-.- Het wijzigt de organisatiestructuur van de onderneming niet.

-.- Het heeft geen gevolgen voor derden.

Type publicatie

Transparantiepublicatie, toegankelijk voor derden maar zonder registratieverplichting.

Optie 4

Registratie van bedrijfsbesluiten ter uitvoering van het protocol (Artikel 7)

Wat wordt gepubliceerd?

Het protocol zelf wordt niet gepubliceerd.

De bedrijfsbesluiten waarvoor registratie wordt gevraagd, worden gepubliceerd met de uitdrukkelijke vermelding:

"Aangenomen ter uitvoering van het familieprotocol."

Voorbeeld

Benoemingen van bestuurders, overdracht van aandelen, oprichting van een adviesraad, enz., indien deze voortvloeien uit het protocol. Art. Artikelen 114, 124 en 185 van het Handelsregisterreglement

Type publicatie

Materiële publicatie, omdat wat wordt geregistreerd de vennootschapsovereenkomst is, die bindend is voor derden.

Conclusie

Wanneer wordt de inhoud van het protocol gepubliceerd?

Alleen op deze twee manieren:

1. Op de website van de onderneming (art. 4).

2. In de indiening bij de jaarrekening (art. 6).

Wanneer wordt de inhoud NIET gepubliceerd?

Op deze twee manieren:

1. Registratie (art. 5): alleen het bestaan ​​ervan.

2. Overeenkomsten ter uitvoering van het protocol (art. 7): alleen de verwijzing naar de uitvoering ervan.

Het protocol wordt nooit geregistreerd → correct (art. 5, 6 en 7).

Het protocol kan op verschillende manieren openbaar worden gemaakt → correct.

De inhoud van het protocol wordt, zoals we zullen zien, slechts via twee kanalen openbaar gemaakt.

Via andere kanalen wordt geen inhoud gepubliceerd, alleen het bestaan ​​of de implementatie ervan.

Daarom:

De inhoud van het protocol wordt pas openbaar gemaakt wanneer het bedrijf besluit het op zijn website te plaatsen of bij zijn jaarrekening te voegen.

Via andere kanalen wordt alleen het bestaan ​​of de implementatie ervan openbaar gemaakt.

Wat betekent het dat een protocol meerdere bedrijven beïnvloedt?

Het betekent dat één familieprotocol aspecten regelt die tegelijkertijd van invloed zijn op meerdere bedrijven binnen dezelfde familiegroep.

Voorbeeld

Familie met drie bedrijven:

A (operationeel)

B (vermogensbeheer)

C (management)

In de praktijk kan onderscheid worden gemaakt tussen het operationele bedrijf, dat de economische activiteit direct uitvoert; het vermogensbeheerbedrijf, dat de activa bezit; en het managementbedrijf, dat de administratieve of managementfuncties van de groep centraliseert.

En één gemeenschappelijk protocol dat regelt:

1. Generatieopvolging

2. Overdracht van aandelen

3. Dividendbeleid

4. Deelname van familieleden in elk bedrijf

5. Gezamenlijk besluitvormingssysteem

Wat staat artikel 2.2 toe?

Het staat elk bedrijf toe om alleen het deel te publiceren dat op hen van toepassing is.

Het volledige protocol wordt niet in elk register gepubliceerd, omdat:

-.- elk bedrijf een eigen inschrijving heeft

-.- alleen gegevens die op dat bedrijf betrekking hebben, daarin kunnen worden opgenomen

-.- het publiceren van een gemeenschappelijk protocol in zijn geheel derden zou kunnen verwarren

-.- het overeenkomsten zou kunnen bevatten die niet op dat bedrijf van toepassing zijn

Voorbeeld:

-.- Bedrijf A publiceert alleen de bepalingen die op A betrekking hebben

-.- Bedrijf B publiceert alleen de bepalingen die op A betrekking hebben

B's

-.- C publiceert alleen C's

De eenheid van het protocol blijft intern, maar de openbaarmaking ervan is gefragmenteerd om te voldoen aan het registratiesysteem.

Eindconclusie

Wanneer een protocol meerdere bedrijven betreft, publiceert elk bedrijf alleen datgene wat op dat bedrijf van toepassing is.

Het protocol is uniek, maar de openbaarmaking ervan is aangepast aan elk bedrijf afzonderlijk.

ARTIKEL 3 VEREISTEN VOOR DE OPENBAARMAKING VAN FAMILIEPROTOCOLLEN

Artikel 3 stelt de algemene regels vast die van toepassing zijn wanneer het familieprotocol zelf openbaar wordt gemaakt. Dit gebeurt alleen door publicatie op de website van het bedrijf (artikel 4) of door indiening bij de jaarrekening (artikel 6).

De registratie in artikel 5 maakt de inhoud van het protocol niet openbaar, maar alleen het bestaan ​​ervan.

Artikel 7 maakt het protocol evenmin openbaar, maar alleen de bedrijfsbesluiten die bij de uitvoering ervan zijn genomen.

De functie ervan is het vaststellen van de grenzen en waarborgen die moeten worden gerespecteerd alvorens het document te publiceren.

1. De beslissing ligt uitsluitend bij de raad van bestuur (Art. 3.1)

Artikel 3.1 wijst de verantwoordelijkheid voor de beslissing over het al dan niet publiceren van het protocol toe aan de raad van bestuur.

Dit is geen beslissing voor de individuele aandeelhouders, noch voor de voorzitter, noch voor een derde van het aandelenkapitaal.

De regel vereist dat de raad van bestuur handelt:

- in het beste belang van de onderneming,

- en onder eigen verantwoordelijkheid.

Dit impliceert twee ideeën:

a. Het publiceren van het protocol is een strategische beslissing voor de onderneming, niet slechts een uitvoering van de wensen van de familie.

Het publiceren van het protocol kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de onderneming ten opzichte van derden, en daarom moet de beslissing worden genomen door degenen die de onderneming leiden, met een afweging of dit in het beste belang van de onderneming is.

b. De onderneming kan ervoor kiezen het protocol niet te publiceren, zelfs als de aandeelhouders dit wensen, indien zij van mening is dat publicatie in strijd is met het beste belang van de onderneming (bijvoorbeeld door het openbaar maken van gevoelige informatie).

Dit versterkt de scheiding tussen de familiesfeer en de bedrijfssfeer, waardoor de uiteindelijke beslissing in handen van het management ligt.

De familie kan afspraken maken over de organisatievorm, maar alleen het bedrijf kan bepalen wat er namens haar openbaar wordt gemaakt.

Hoewel in een familiebedrijf de personen die deel uitmaken van de familie en het bedrijf vaak samenvallen, zijn het juridisch gezien afzonderlijke entiteiten.

De familie kan vrijelijk afspraken maken over de interne relaties via een familieprotocol, maar alleen het bedrijf, via de raad van bestuur, kan bepalen welke delen van die afspraken namens haar aan derden openbaar worden gemaakt.

2. Openbaarmaking onder voorwaarde van strikte naleving van de gegevensbeschermingsvoorschriften (Art. 3.2)

Artikel 3.2 introduceert een cruciale beperking: de publicatie van het protocol – zowel op de website als in het Handelsregister – moet volledig voldoen aan de Organieke Wet op de Bescherming van Persoonsgegevens.

Hoewel artikel 3.2 van Koninklijk Decreet 171/2007 verwijst naar Organieke Wet 15/1999, die inmiddels is ingetrokken, moet deze verwijzing worden opgevat als een verwijzing naar Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en Organieke Wet 3/2018, die het huidige kader vormen voor de bescherming van persoonsgegevens.

Dit verplicht de verantwoordelijke instantie om:

a. te bepalen of het protocol gevoelige persoonsgegevens bevat.

Veelvoorkomende voorbeelden:

• huwelijksvermogensregeling,

• privé-familieafspraken,

• bepalingen betreffende de toegang van familieleden tot de onderneming,

• persoonlijke verplichtingen (werk, studie, gedrag),

• specifieke erfrechtelijke bepalingen,

• gegevens betreffende minderjarigen.

b. de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen te vragen.

Als de onderneming deze bepalingen wil publiceren, is uitdrukkelijke toestemming vereist, geen veronderstelde of stilzwijgende toestemming.

Artikel 3.2 vereist dit ondubbelzinnig.

Zonder deze toestemming kunnen deze delen van het protocol niet worden gepubliceerd.

Het bedrijf moet:

• ze verwijderen,

• ze anonimiseren,

• of ze simpelweg niet publiceren.

Dit punt verklaart waarom veel bedrijven ervoor kiezen om:

- een geanonimiseerde versie op de website te publiceren, en

- de volledige versie alleen te archiveren wanneer dat nodig is (Art. 6).

3. Verplichting tot actualisering van het gepubliceerde protocol en vermoeden van geldigheid (Art. 3.3)

Zodra een bedrijf het bestaan ​​van een familieprotocol openbaar maakt door publicatie op de bedrijfswebsite of registratie bij het Handelsregister, ontstaat de verplichting om deze informatie actueel te houden, overeenkomstig artikel 3.3 van het Koninklijk Besluit. Bij gebrek aan actualisering wordt het protocol geacht geldig te zijn onder de voorwaarden waaronder het bestaan ​​ervan openbaar is gemaakt.

Wanneer een bedrijf een familieprotocol heeft geregistreerd bij het Handelsregister, moeten eventuele wijzigingen of vervangingen daarvan ook worden geregistreerd, zelfs als de inhoud ervan niet wordt gepubliceerd; Anders wordt aangenomen dat het protocol, waarvan het bestaan ​​aanvankelijk werd aangekondigd, van kracht is.

Deze aanname beschermt derden die het raadplegen. De website van de onderneming of het inschrijvingsformulier in het Handelsregister stelt aandeelhouders in staat te vertrouwen op het bestaan ​​en de geldigheid van het gepubliceerde familieprotocol, zelfs als de inhoud ervan niet toegankelijk is.

Deze bepaling, artikel 3, heeft een belangrijke juridische consequentie:

Het gepubliceerde protocol kan niet verouderen zonder dat de onderneming het formeel bijwerkt.

Het niet bijwerken hiervan kan leiden tot:

• verwarring bij derden,

• aansprakelijkheid voor bestuurders,

• problemen bij de interpretatie van latere bedrijfsbesluiten,

• en conflicten tussen aandeelhouders.

Het artikel is bedoeld om te voorkomen dat de onderneming een onjuist of verouderd beeld naar de buitenwereld projecteert.

De in artikel 3.3 vastgestelde actualiseringsprocedure is uitdrukkelijk gekoppeld aan de publicatie van het bestaan ​​van het protocol op de website van de onderneming of in het Handelsregister, zonder uitdrukkelijk te verwijzen naar de indiening van het protocol samen met de jaarrekening, zoals geregeld in artikel 6.

Vanuit een oogpunt van degelijke wetgeving had het beter geweest als de wet deze verplichting had vastgelegd en deze coherent had geformuleerd voor alle in het Koninklijk Besluit voorziene publicatiemethoden, hetzij door een uitdrukkelijke verwijzing in artikel 3 zelf, hetzij door een specifieke bepaling in artikel 6.

ARTIKEL 4. PUBLICATIE VAN FAMILIEPROTOCOLLEN OP DE WEBSITE VAN DE ONDERNEMING

Artikel 4 regelt de meest uitgebreide en directe vorm van publicatie van het familieprotocol: de publicatie ervan op de website van de onderneming.

De regeling kent deze bevoegdheid uitsluitend toe aan de raad van bestuur, die kan besluiten het protocol op de website van de onderneming te publiceren, mits het betreffende domein of internetadres vooraf is geregistreerd in het Handelsregister.

Dit is niet zomaar een website, maar de officieel aan het bedrijf gelinkte website, wat de authenticiteit en traceerbaarheid van de gepubliceerde informatie garandeert.

In tegenstelling tot de loutere registratie die vereist is in artikel 5, maakt deze methode de inhoud van het protocol daadwerkelijk openbaar, aangezien het document volledig toegankelijk is voor elke derde partij die de website raadpleegt.

Dit vertegenwoordigt het hoogste niveau van vrijwillige transparantie, waarvan het gebruik moet worden beoordeeld vanuit het perspectief van het algemeen belang.

De verwijzing naar artikel 9 van Wet 34/2002 vervult een relevante technische functie: het zorgt ervoor dat de gebruikte website geïdentificeerd en geregistreerd is en voldoet aan de verplichtingen van aanbieders van diensten van de informatiemaatschappij, waardoor de rechtszekerheid van de gepubliceerde informatie wordt versterkt.

Hoewel de verwijzing naar artikel 9 van Wet 34/2002 door opeenvolgende wijzigingen achterhaald is geraakt, blijft de intentie ervan geldig, aangezien het erop gericht is ervoor te zorgen dat het protocol wordt gepubliceerd op een bedrijfswebsite die identificeerbaar en juridisch toewijsbaar is aan het bedrijf.

Vanuit inhoudelijk oogpunt maakt deze vorm van publicatie het protocol niet tot een wettelijke bepaling, noch verleent het het enige registratie-effect.

Het protocol blijft een aandeelhoudersovereenkomst, maar de inhoud ervan wordt openbaar gemaakt door een besluit van de vennootschap.

Dit vereist de grootst mogelijke voorzichtigheid zoals bedoeld in artikel 3, met name met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Om die reden kiezen veel bedrijven er in de praktijk voor om geanonimiseerde versies van het protocol te publiceren, waarbij clausules van strikt familiale aard worden weggelaten.

Kortom, artikel 4 biedt een vrijwillige, uitgebreide en volledig toegankelijke manier van openbaarmaking, geschikt voor bedrijven die een hoge mate van transparantie en orde in hun familierelaties willen uitstralen, en vereist voorafgaande goedkeuring door de raad van bestuur.

ARTIKEL 5. REGISTRATIE VAN FAMILIEPROTOCOLLEN

Artikel 5 regelt de minimale manier waarop een familieprotocol wordt geregistreerd: enkel de vermelding van het bestaan ​​ervan in het handelsregister van de vennootschap, zonder toegang tot de inhoud ervan.

Het initiatief ligt wederom uitsluitend bij de raad van bestuur, die een dergelijke registratie kan aanvragen door middel van een verzoekschrift met een notariële handtekening.

Dit is een formele handeling die geen openbare akte van het protocol of de volledige indiening ervan bij het register vereist, wat het vrijwillige en flexibele karakter van het systeem versterkt.

De registratie is beperkt tot een identificerende samenvatting van het protocol, die onder andere het volgende kan bevatten:

• het bestaan ​​van het familieprotocol,

• de datum ervan,

• en, indien van toepassing, of het toegankelijk is op de website van het bedrijf.

Deze vermelding stelt derden in staat te weten dat het bedrijf een intern kader voor familieorganisatie heeft vastgesteld, zonder de inhoud van de overeenkomst te onthullen, waardoor de vertrouwelijkheid die inherent is aan dit type overeenkomst, wordt gewaarborgd.

Het tweede deel versterkt dit idee expliciet door te stellen dat Ook als het protocol is vastgelegd in een notariële akte, kan de griffier de overlegging ervan niet eisen of de inhoud ervan beoordelen.

De functie van de griffier is strikt beperkt tot het controleren van de formele vereisten en het bevestigen dat:

• er geen ander protocol eerder is gepubliceerd,

• of, indien van toepassing, dat het nieuwe protocol wordt gepresenteerd als een wijziging of vervanging van het vorige, overeenkomstig artikel 2.2.

Artikel 5 stelt de registratie van het familieprotocol niet afhankelijk van de voorafgaande publicatie ervan op de bedrijfswebsite. Het Handelsregister kan eenvoudigweg het bestaan ​​van het protocol registreren, met de bijbehorende identificatiegegevens, zonder de inhoud ervan te publiceren.

Alleen wanneer de onderneming aangeeft dat het protocol toegankelijk is op haar bedrijfswebsite, dient de griffier dit feit als een externe kwestie te verifiëren, zonder de overlegging van het document te eisen of de inhoud ervan te beoordelen.

De eventuele vermelding van de machtigende notaris, plaats, datum en notarieel protocolnummer dient uitsluitend ter identificatie en garandeert de authenticiteit, zonder het protocol te transformeren in een registreerbaar document of het enige registratie-effect te verlenen.

Artikel 5 staat de onderneming toe om het bestaan ​​van een familieprotocol aan de buitenwereld bekend te maken, zonder de inhoud ervan openbaar te maken. Dit is een vorm van beperkte openbaarmaking, bedoeld om aan te tonen dat de onderneming georganiseerd is en interne regels hanteert, maar zonder dat deze regels gevolgen hebben voor derden of de in het Handelsregister geregistreerde gegevens wijzigen.

ARTIKEL 6. FAMILIEPROTOCOL BIJ DE INDIENING VAN DE JAARREKENING

Artikel 6 introduceert een tussenliggende methode voor de openbaarmaking van het familieprotocol, gelegen tussen volledige publicatie op de bedrijfswebsite (artikel 4) en loutere registratie van het bestaan ​​ervan (artikel 5).

De regeling staat de raad van bestuur toe om bij de indiening van de jaarrekening een volledige of gedeeltelijke kopie of een gewaarmerkte kopie van het openbare document met het familieprotocol bij de documentatie voor het Handelsregister te voegen.

Dit vormt een vorm van openbaarmaking die verband houdt met de naleving van een periodieke handelsverplichting, maar is strikt vrijwillig.

Deze methode kent een aantal belangrijke kenmerken:

Ten eerste moet het protocol de vorm hebben van een notarieel document, in tegenstelling tot de eenvoudige registratie die vereist is volgens artikel 5.

Privédocumenten zijn niet ontvankelijk.

Ten tweede kan de indiening volledig of gedeeltelijk zijn, waardoor de onderneming de mate van transparantie kan aanpassen door clausules van strikt persoonlijke of familiale aard uit te sluiten en de openbaarmaking te beperken tot die aspecten die relevant worden geacht voor het goede bestuur van het familiebedrijf.

Ten derde wordt het ingediende document niet geregistreerd, maar gearchiveerd samen met de jaarrekening, waardoor het toegankelijk is voor derden die de bij het Handelsregister ingediende documentatie raadplegen.

Dit is dus een vorm van transparantie, maar zonder materiële registratie-effecten. De indiening van het protocol samen met de jaarrekening impliceert geen registratie of opname in het handelsregister van de onderneming. Bijgevolg is het niet afdwingbaar jegens derden, wijzigt het de statuten niet, verandert het de bedrijfsstructuur niet en vervangt het op geen enkele wijze wat reeds in het Handelsregister is geregistreerd.

In tegenstelling tot artikel 5 kent artikel 6 de griffier wel een kwalificerende functie toe, zij het een beperkte: de kwalificatie richt zich niet op de inhoudelijke aspecten van het protocol als familieovereenkomst, maar eerder op de formele conformiteit ervan en op de vraag of het een document is dat van invloed kan zijn op het goede bestuur van de familieonderneming, zonder de vennootschapsstructuur te wijzigen of in strijd te zijn met wat reeds is geregistreerd.

Vanuit systematisch oogpunt maakt deze aanpak het mogelijk de inhoud van het protocol openbaar te maken zonder het om te zetten in een wettelijke bepaling of een registreerbare vennootschapsovereenkomst. Het protocol behoudt zijn karakter als een overeenkomst tussen mede-aandeelhouders, maar krijgt een grotere externe zichtbaarheid dan louter een bewijs van het bestaan ​​ervan.

Kortom, artikel 6 biedt bedrijven een flexibel instrument om de transparantie van hun familiebestuur te vergroten en positioneert zich als een tussenoplossing tussen volledige ondoorzichtigheid en volledige openbaarmaking van het protocol.

Het verschil tussen artikel 5 en 6 ligt in de reikwijdte van de interventie van de griffier.

Volgens artikel 5 is de rol van de griffier beperkt tot het verifiëren van het bestaan ​​van het familieprotocol, zonder het document zelf in te zien of te beoordelen. Een verzoek met een notariële handtekening is voldoende, en noch de vorm noch de inhoud ervan wordt onderzocht.

Artikel 6 vereist daarentegen de indiening van het document, dat in een openbare vorm moet zijn, en kent de griffier een beperkte beoordelingsfunctie toe, die zich beperkt tot het verifiëren van de formele conformiteit en naleving ervan compatibiliteit met de bedrijfsstructuur, zonder in te gaan op de inhoudelijke aspecten van de familieovereenkomst.

ARTIKEL 7. REGISTRATIE VAN BEPALINGEN IN PUBLIEKE AKTEN TER UITVOERING VAN HET FAMILIEPROTOCOL

Artikel 7 regelt een situatie die verschilt van de voorgaande en conceptueel zeer belangrijk is: het familieprotocol zelf wordt niet gepubliceerd; in plaats daarvan worden vennootschapsovereenkomsten die zijn gesloten ter uitvoering van een eerder gepubliceerd protocol geregistreerd.

De regel is gebaseerd op een duidelijke premisse: er zijn registreerbare vennootschapsovereenkomsten (bijvoorbeeld benoemingen van bestuurders, wijzigingen in de statuten, oprichting van adviesorganen, enz.) die, hoewel volledig geldig en onafhankelijk vanuit vennootschapsoogpunt, voortvloeien uit of worden gerechtvaardigd door een familieprotocol.

In deze gevallen verleent artikel 7 geen registratie-effect aan het protocol, noch staat het indirecte registratie ervan toe.

De enige vereiste is dat bij de registratie van de overeenkomst uitdrukkelijk wordt vermeld dat de overeenkomst is gesloten ter uitvoering van een gepubliceerd familieprotocol, zowel in de inschrijving in het register als in de titel van de openbare akte zelf.

De rol van de griffier is beperkt tot de standaardcontrole van de te registreren vennootschapsovereenkomst, inclusief de verificatie van het bestaan ​​van een eerder gepubliceerd familieprotocol en de juistheid van de verwijzing naar de ondertekening ervan. De griffier controleert in geen geval de inhoud van het protocol of de opname ervan in het register.

Vanuit systematisch oogpunt vormt deze methode de enige openbaarheidsvorm met materiële gevolgen voor het register, maar deze is uitsluitend van toepassing op de geregistreerde vennootschapsovereenkomst, niet op het familieprotocol.

-.- De overeenkomst is afdwingbaar jegens derden,

-.- Zij is bindend voor derden,

-.- Zij heeft volledige rechtskracht.

Materiële openbaarheid is van toepassing op de overeenkomst, terwijl het protocol binnen het domein van aandeelhoudersovereenkomsten blijft, zonder wettelijke status of normatieve werking jegens derden te verkrijgen.

Artikel 7 verleent geen rechtskracht aan het familieprotocol, maar maakt het mogelijk om aan te geven dat een specifieke vennootschapsovereenkomst is gesloten overeenkomstig de bepalingen ervan, terwijl het protocol een interne overeenkomst blijft zonder werking jegens derden.

ESSENTIËLE ASPECTEN VAN HET JURIDISCHE KADER VAN HET FAMILIEPROTOCOL:

1. Vereiste openbaar document:

Het familieprotocol hoeft niet per se de vorm van een openbaar document te hebben. In principe kan het worden opgesteld als een privédocument.

Zo is, indien de onderneming besluit de inhoud ervan op de bedrijfswebsite te publiceren overeenkomstig artikel 4, een openbaar document niet vereist en kan een privédocument rechtsgeldig worden gepubliceerd.

Indien slechts de registratie van het bestaan ​​van het protocol in het handelsregister van de onderneming wordt verzocht (artikel 5.1), volstaat een verzoek met een notariële handtekening, zonder dat het protocol een openbaar document hoeft te zijn.

Indien het protocol echter wel als openbaar document is geformaliseerd, moet het verzoek de gemachtigde notaris, de plaats, de datum en het protocolnummer vermelden.

De situatie is anders in artikel 6, waar, indien het protocol samen met de jaarrekening wordt ingediend, een volledige of gedeeltelijke kopie of een gewaarmerkte kopie van het openbare document waarin het protocol is opgenomen, moet worden bijgevoegd.

Ten slotte, bij het behandelen van bedrijfsbesluiten die zijn aangenomen op basis van een gepubliceerd familieprotocol (artikel 7), moeten de registreerbare bedrijfsbesluiten zelf in een openbaar document worden vastgelegd, niet het familieprotocol, dat een privédocument mag blijven.

In elk geval moet het protocol schriftelijk bestaan, aangezien dit de enige manier is waarop het kan worden geïdentificeerd, openbaar gemaakt, bijgewerkt en als basis kan dienen voor het nemen van bedrijfsbesluiten.

2. Wordt het protocol gepubliceerd, of bestaat het slechts?

Dit hangt af van de gekozen publicatiemethode.

De INHOUD van het protocol wordt alleen in deze twee gevallen gepubliceerd:

1. Publicatie op de website van de onderneming (artikel 4).

De tekst van het protocol, geheel of gedeeltelijk, wordt toegankelijk gemaakt.

2. Indiening bij de jaarrekening (artikel 6).

Een kopie of gewaarmerkte kopie wordt ingediend en de inhoud ervan kan worden geraadpleegd.

De inhoud van het protocol wordt NIET gepubliceerd in de volgende gevallen:

1. Registratie van het bestaan ​​ervan (artikel 5).

Het Handelsregister registreert alleen het bestaan ​​van een protocol, zonder toegang te verlenen tot de inhoud ervan.

2. Registratie van vennootschapsbesluiten die in het kader van de uitvoering ervan zijn genomen (Art. 7).

De vennootschapsbesluiten worden geregistreerd, met de vermelding dat ze voortvloeien uit het protocol, maar het protocol zelf wordt niet gepubliceerd.

Conclusie

Het familieprotocol wordt alleen in tekstvorm gepubliceerd wanneer het op de website van de onderneming wordt geplaatst of bij de jaarrekening wordt gevoegd.

In alle andere gevallen meldt het Handelsregister slechts het bestaan ​​van het protocol of het feit dat bepaalde besluiten in het kader ervan zijn genomen, zonder de inhoud ervan te publiceren.

Nadat de essentiële aspecten van het familieprotocol zijn toegelicht, zullen we nu de analyse ervan bespreken.

De slotbepalingen worden hieronder uiteengezet.

De tweede slotbepaling, lid 1, wijzigt artikel 114.2 van het Handelsregisterreglement met betrekking tot naamloze vennootschappen.

Deze wijziging maakt het familieprotocol niet tot een registreerbaar document en breidt de openbaarheid ervan niet uit, maar maakt het wel mogelijk om bepaalde overeenkomsten die doorgaans in het protocol zijn opgenomen, in te schrijven in het Handelsregister.

In het bijzonder staat het reglement de inschrijving toe van:

a) Boeteclausules die overeengekomen en geregistreerde verplichtingen garanderen, met name wanneer dergelijke verplichtingen zijn opgenomen in een familieprotocol dat eerder is gepubliceerd overeenkomstig de artikelen 6 en 7 van Koninklijk Decreet 171/2007, dat wil zeggen door indiening bij de jaarrekening of door inschrijving van overeenkomsten die bij de uitvoering ervan zijn gesloten.

b) Het bestaan ​​van adviescommissies, zonder dat het reglement in dit geval voorafgaande publicatie van het familieprotocol vereist; Het is voldoende dat de oprichting van de vennootschap rechtsgeldig is vastgelegd in de statuten overeenkomstig de artikelen 114.2 en 124 van het Handelsregisterreglement.

In elk geval behoudt het familieprotocol zijn karakter als een particuliere overeenkomst tussen mede-aandeelhouders: wat bij het Handelsregister wordt ingeschreven, is niet het protocol zelf, maar slechts de specifieke vennootschapsovereenkomst, nadat deze in de statuten is opgenomen door middel van de desbetreffende wijziging die is vastgelegd in een notariële akte en geregistreerd overeenkomstig de algemene regels van het Handelsregister.

De tweede slotbepaling wijzigt paragraaf d) van artikel 124.2.

De wijziging van artikel 124.2.d) van het Handelsregisterreglement verleent het familieprotocol geen registratierecht, maar maakt het wel mogelijk om een ​​van de meest voorkomende vormen ervan – de adviescommissie of familiecommissie – met volledige rechtsgeldigheid in de statuten op te nemen.

De adviescommissie is daarmee niet langer slechts een familieregeling, maar wordt, indien de vennoten dat wensen, een duidelijk omschreven en toegankelijk wettelijk orgaan met een adviserend of informatief karakter, dat toegankelijk is voor het Handelsregister.

Het protocol blijft op het parasociale niveau; alleen de daaruit voortkomende rechtspersoon wordt geregistreerd.

Het verschil tussen artikel 114 en 124 van het Handelsregisterreglement ligt in hun onderwerp.

Artikel 114 heeft betrekking op afspraken of clausules die door de vennoten zijn overeengekomen – waarvan vele hun oorsprong vinden in familieprotocollen – die, vanwege hun inhoud, in een akte of de statuten kunnen worden opgenomen en in het Handelsregister kunnen worden ingeschreven, waardoor ze rechtskracht verkrijgen, zoals bijvoorbeeld het geval is met boeteclausules die de verplichtingen van de vennootschap garanderen, systemen voor het bepalen van de waarde van aandelen of specifieke regels inzake overdrachten.

Artikel 124 regelt daarentegen niet de overeenkomsten zelf, maar de organisatiestructuur van de vennootschap. Het maakt de oprichting van interne organen mogelijk, zoals een adviescommissie of een familiecommissie, waarvan de samenstelling, werking en bevoegdheden worden bepaald door de statuten.

Kortom, artikel 114 behandelt welke regels kunnen worden geregistreerd, terwijl artikel 124 ingaat op welke organen de vennootschap mag hebben.

De tweede bepaling, secties drie en vier, reproduceren voor besloten vennootschappen dezelfde structuur die de Handelsregisterregels voor openbare vennootschappen vaststellen, met een wijziging van sectie 2 van artikel 175 en paragraaf d) van artikel 185.3.

Inwerkingtreding: 5 april 2007

Vanuit het oogpunt van wetgeving presenteert Koninklijk Decreet 171/2007 een regeling van het familieprotocol die zich richt op de openbaarheid ervan.

De wet had kunnen definiëren wat een familieprotocol is en wat het doel ervan is.

Dit omvat ook persoonlijke elementen (wie kan deelnemen en in welke hoedanigheid), materiële elementen (welke relaties, bezittingen of aandelen kunnen worden beïnvloed) en formele elementen (vereiste vorm of vormvrijheid).

Het omvat tevens het definiëren van de typische inhoud, de rechtsgevolgen tussen de partijen en ten opzichte van derden, de openbaarheidsvereisten, evenals de procedures voor wijziging en beëindiging.

Deze kwesties leiden ertoe dat de interpretator het juridische kader moet reconstrueren in zaken die niet onder het algemene burgerlijk recht en het vennootschapsrecht vallen.