BEWARING BIJ EEN NOTARIS
I. NOTARIËLE BEWARINGSREGISTRATIE: REGULERING, PROCEDURE EN JURIDISCHE GEVOLGEN
De Notariële Regelgeving behandelt bewaarnemingen in de artikelen 216 en 217.
Artikel 216 regelt de mogelijkheid voor notarissen om objecten, effecten, documenten en geld in bewaring te nemen, hetzij als onderpand voor contracten, hetzij voor eenvoudige bewaring. Enkele belangrijke aspecten worden vastgesteld:
1. Vrijwillige deelname van de notaris:
De notaris is niet verplicht de bewaring te accepteren, tenzij dit wettelijk verplicht is.
De notaris mag voorwaarden stellen aan de bewaarder, behalve wanneer de bewaring wettelijk verplicht is.
2. Elektronische bewaring:
Specifieke regels worden uiteengezet voor documenten in digitale vorm:
Het digitale medium moet worden bewaard voor een periode en onder voorwaarden die met de bewaarder zijn overeengekomen.
-.- Het depotcertificaat moet de technische kenmerken van het document bevatten (datum, formaat, lengte, enz.).
-.- De inhoud mag voor bewaardoeleinden naar een nieuw medium worden overgebracht, waarbij de betrouwbaarheid van de kopie altijd wordt gegarandeerd.
-.- De notaris geeft een depot alleen terug als aan de gestelde voorwaarden is voldaan.
3.- Garanties voor het depot:
-.- Depots die bedoeld zijn om handelingen of overeenkomsten te garanderen die in strijd zijn met de wet of de openbare orde, zijn verboden.
-.- In het geval van computerprogramma's accepteert de notaris deze alleen als de deposant verklaart dat de inhoud ervan niet illegaal is.
Artikel 217 – Formalisering van het depot
Dit artikel beschrijft de procedure en de garanties waaraan het notarieel depot moet voldoen:
1.- Depotcertificaat:
-.- Het wordt geformaliseerd door middel van een certificaat dat is ondertekend door de deposant en de notaris.
-.- Hierin worden de voorwaarden voor het opstellen en teruggeven van het depot vastgelegd.
-.- Het moet alle informatie bevatten die nodig is voor de identificatie van het gedeponeerde item.
2. Beveiligingsmaatregelen:
-.- Verzegelde items: Indien het item identificatie vereist, wordt het in aanwezigheid van de notaris verzegeld om manipulatie te voorkomen.
-.- Contante stortingen: De notaris mag geen rente ontvangen over de gestorte bedragen. Er moet een rekening zonder rente worden geopend en de notaris mag de gelden niet beheren.
3.- Bankbewaring:
-.- Indien nodig kan de notaris de stortingen bewaren bij een bank, in een kluis die op zijn/haar naam is gehuurd.
-.- Deze kluis mag alleen worden geopend door de notaris, zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger of op schriftelijk bevel van het bestuur van de Notarissenvereniging of de Algemene Directie.
II. BEWARING IN NOTARIËLE CONSIGNATIE (ARTIKEL 69 VAN DE ORGANISCH WETBOEK VAN HET NOTARIËR BEROEP)
De Organieke Wet van het Notariaat (LON) regelt ook een vorm van notariële bewaring, maar in een andere context dan vrijwillige bewaringsovereenkomsten.
Artikel 69 LON bepaalt dat notarissen kunnen optreden in procedures voor het aanbieden van betaling en consignatie, wat de mogelijkheid inhoudt dat bepaalde activa bij de notaris worden gedeponeerd.
In tegenstelling tot vrijwillige bewaring vindt de notariële tussenkomst hier plaats als onderdeel van een procedure voor het nakomen van verplichtingen.
1. Aard van de bewaring in notariële consignatie
De bewaring in notariële consignatie is verplicht, aangezien de notaris de geconsigneerde activa in bewaring moet nemen wanneer aan de wettelijke vereisten is voldaan.
Het doel ervan is een schuldenaar in staat te stellen aan zijn betalingsverplichting te voldoen, zelfs als de schuldeiser weigert de betaling te aanvaarden of de activa op te halen.
Deze procedure is met name relevant in situaties zoals:
- De schuldeiser weigert de betaling te accepteren of is niet bereikbaar.
- Officieel bewijs van betaling of levering van goederen is vereist.
- Het doel is om te voorkomen dat de schuldenaar in gebreke blijft en hem van zijn verplichting te ontheffen.
2. Procedure en formalisering van de storting
De stortingsprocedure zoals geregeld in artikel 69 van de LON volgt deze stappen:
A. Aanbod tot betaling en verzoek om storting:
- De schuldenaar gaat naar de notaris en verklaart bereid te zijn zijn verplichting na te komen door middel van een storting.
- De belanghebbenden moeten worden geïdentificeerd, de redenen voor het aanbod tot betaling moeten worden toegelicht en het doel van de storting moet worden beschreven.
B. Storting van het goed, afhankelijk van de aard ervan:
Alle geconsigneerde goederen zijn objecten van betaling of consignatie, maar niet alle objecten van betaling of consignatie worden op dezelfde manier beheerd:
✔ Als het om geld of effecten gaat, wordt dit gestort op een officiële bankrekening.
✔ Als het om andere roerende goederen gaat, kunnen deze worden gedeponeerd bij een daarvoor geschikte instelling.
-.- Als de in bewaring gegeven goederen geld, effecten of financiële instrumenten zijn, moet de notaris deze deponeren bij een financiële instelling die samenwerkt met de rechtsbedeling.
-.- Als het om roerende goederen van een andere aard gaat, moet de notaris ervoor zorgen dat deze worden gedeponeerd bij een daarvoor geschikte instelling en dat ze op de juiste wijze worden bewaard.
Dit betreft goederen die geen geld, effecten of financiële instrumenten zijn.
Roerende goederen, dat wil zeggen fysieke roerende zaken zoals documenten, handelswaar, kunstwerken, enz.
"De notaris zal de bewaring ervan regelen of deze toevertrouwen aan een geschikte instelling."
Het werkwoord "zal regelen" geeft aan dat de notaris de bevoegdheid heeft om te beslissen waar en hoe deze goederen worden bewaard.
Er wordt vermeld dat de notaris de bewaring kan toevertrouwen aan een geschikte instelling, wat suggereert dat de bewaring in de meeste gevallen buiten het kantoor van de notaris zal plaatsvinden.
De mogelijkheid dat de notaris de goederen tijdelijk in zijn kantoor bewaart, indien dit veilig en gepast wordt geacht, is echter niet uitgesloten.
C. Kennisgeving aan de belanghebbenden en termijn voor het accepteren van de betaling:
De notaris stelt de belanghebbenden in kennis, zodat zij binnen tien werkdagen de betaling kunnen accepteren, de goederen kunnen ophalen of eventuele bezwaren kunnen indienen.
D. Afhandeling van de zaak:
- Indien de schuldeiser de bewaring accepteert, worden de goederen overgedragen en is de zaak afgesloten.
Indien er geen reactie volgt, worden de gestorte gelden teruggestort aan de debiteur en wordt het dossier gesloten.
Hoewel de bewaring in het notariële consignatiesysteem overeenkomsten vertoont met de vrijwillige bewaringsovereenkomsten die in het Notarieel Reglement zijn geregeld, verschillen het doel en de juridische gevolgen ervan, aangezien het onderdeel uitmaakt van een vrijwillige notariële procedure.
III. BEWARING IN GEVAL VAN DIEFSTAL, VERLIES OF VERNIETIGING VAN WAARDEPAPIEREN (ARTIKEL 78 VAN DE ORGANISCH WETBOEK VAN DE NOTARIËR)
Naast vrijwillige bewaringsovereenkomsten (artikelen 216 en 217 van het Notarieel Reglement) en de bewaring in het notariële consignatiesysteem (artikel 69 van de Notarieel Wetboek), introduceert artikel 78 van de Organisch Wetboek van de Notaris een ander scenario waarin de notaris kan ingrijpen in procedures met betrekking tot bewaring, hoewel het doel ervan anders is.
In dit geval handelt de notaris binnen het kader van het handelsrecht om de rechtmatige houders van effecten of aandelen te beschermen in geval van diefstal, verlies of vernietiging.
1. Aard van de procedure en doel van de bewaring
De procedure zoals geregeld in artikel 78 heeft tot doel de rechten van de rechtmatige houder van effecten die zijn gestolen, verloren gegaan of vernietigd te beschermen.
Hiertoe worden preventieve maatregelen getroffen, waaronder de mogelijkheid om de handel in het effect te blokkeren en de goederen die door bepaalde effecten worden vertegenwoordigd, in bewaring te laten nemen.
Notariële tussenkomst is essentieel voor:
- Het voorkomen van misbruik van effecten door derden.
- Het informeren van belanghebbenden en het bekendmaken van de procedure.
- Het waarborgen van rechtszekerheid bij handelstransacties.
2. Notariële procedure
De procedure moet worden geïnitieerd door de rechtmatige houder van het effect in geval van verlies, diefstal of vernietiging van effecten, die de tussenkomst van een notaris verzoekt.
De stappen zijn als volgt:
A. Verzoek om het dossier en bewijs van rechtmatigheid van de belanghebbende:
De rechtmatige houder van de effecten moet aantonen dat hij/zij het bezit ervan is kwijtgeraakt, of dat het is vernietigd of verloren gegaan.
De notaris controleert de identiteit en rechtsbekwaamheid van de aanvrager.
B. Kennisgeving aan de emittent van de effecten en publicatie van de procedure:
De notaris stelt de emittent van de effecten op de hoogte van de situatie en, indien het een beursgenoteerd effect betreft, de raad van toezicht van de betreffende effectenbeurs.
Een kennisgeving wordt gepubliceerd in het Staatsblad en in een veelgelezen krant, zodat alle belanghebbenden zich kunnen melden.
C. Overdracht of ten uitvoerlegging van het instrument:
Indien het instrument aandelen, promessen, wissels of obligaties betreft, kan de notaris bevelen dat de overdracht of inning niet wordt uitgevoerd, of dat de verplichting niet wordt nagekomen.
D. Bewaring van goederen indien nodig:
Indien de akte goederen vertegenwoordigt, kan de notaris bevelen dat deze in bewaring worden gegeven om te voorkomen dat ze aan een onbevoegde derde worden geleverd.
Uitzondering: Indien de goederen bederfelijk zijn of de bewaring ervan zeer kostbaar is, kan de notaris de levering ervan aan de aanvrager toestaan, mits de aanvrager voldoende zekerheid stelt.
E. Beheer van effecten:
Indien de akte aandelen van een vennootschap vertegenwoordigt, kan de notaris een beheerder aanstellen om de rechten van aanwezigheid en stemmen op algemene aandeelhoudersvergaderingen uit te oefenen.
F. Afhandeling van de procedure:
Indien er binnen zes maanden geen bezwaar wordt gemaakt, kan de aanvrager de rente over de akte gaan innen.
Indien er binnen een jaar geen bezwaar wordt gemaakt, gelast de notaris de uitgifte van nieuwe akten ten gunste van de aanvrager.
Indien een derde verschijnt die het effect te goeder trouw heeft gekocht, kan het effect niet worden vernietigd en moet de aanvrager een rechtszaak aanspannen tegen de persoon die het effect te kwader trouw heeft verkregen.
De notariële procedure zoals geregeld in artikel 78 van de Spaanse Notariële Wet (LON) heeft een ander doel dan andere vormen van notariële bewaring: het beschermen van de rechtmatige houders van effecten en het voorkomen van misbruik ervan.
Zie ook artikelen 547 e.v. van het Spaanse Wetboek van Koophandel en 132 e.v. van de Spaanse Wet.
JV.
IV. COMMERCIËLE DEPOSITEN EN VERKOOP VAN GEDEPONEERDE GOEDEREN (ARTIKEL 79 VAN DE ORGANISCH WETBOEK VAN HET NOTARISBEROEP)
Artikel 79 van het Organisch Wetboek van het Notarisberoep (LON) introduceert een ander type notariële bewaring, voornamelijk voor commerciële doeleinden, hoewel het ook de bewaring van roerende goederen in brede zin toestaat.
Dit betreft de bewaring van roerende goederen, effecten of handelsinstrumenten die bij een notaris kunnen worden gedaan wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer er een overeenkomst tussen de partijen bestaat.
Verder machtigt dit artikel de notaris om de aanbieding van handelsinstrumenten ter incasso te beheren en, in bepaalde gevallen, de verkoop van gedeponeerde goederen te organiseren.
1. Aard en doel van de notariële commerciële bewaring
De notariële commerciële bewaring verschilt van andere soorten notariële bewaring omdat:
Deze primair verband houdt met commerciële en financiële relaties, hoewel deze ook van toepassing kan zijn op andere roerende goederen.
Het kan verplicht zijn als de wet dat voorschrijft, of vrijwillig als de partijen dat overeenkomen.
Het is niet beperkt tot bewaring, maar kan ook de verzameling van verhandelbare instrumenten omvatten en, indien wettelijk toegestaan, de verkoop van gedeponeerde goederen via een notariële veiling.
2. Procedure en bevoegdheden van de notaris bij commerciële depots
De procedure verschilt afhankelijk van het type gedeponeerd goed en het doel van de depot. Artikel 79 regelt drie hoofdscenario's:
A) Depot van roerende goederen, effecten en handelsinstrumenten (Artikel 1)
Dit kan worden geformaliseerd door middel van een depotakte wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer de partijen dat overeenkomen.
Het omvat roerende goederen, effecten of handelsinstrumenten, zoals handelswaar, aandelen, promessen of financiële contracten.
Het belangrijkste doel is de rechten van de partijen te beschermen en de naleving van de in het contract of de toepasselijke regelgeving overeengekomen voorwaarden te waarborgen.
B) Depot van wissels en verhandelbare instrumenten (Artikel 2)
Wanneer het depot wissels, promessen of andere instrumenten betreft die op een specifieke datum ter betaling of aanvaarding moeten worden aangeboden, kan de notaris deze aanbieding op verzoek van de deposant verrichten.
Indien het instrument wordt geïncasseerd, wordt het depot van instrumenten vervangen door een contant depot, dat in notariële bewaring blijft tot de definitieve afhandeling ervan.
C) Verkoop van gedeponeerde goederen (Artikel 3)
Indien het handelsrecht de verkoop van gedeponeerde goederen of instrumenten toestaat, kan de notaris de verkoop op verzoek van de deposant of de bewaarder bijeenroepen en leiden.
Deze verkoop vindt plaats door middel van een notariële veiling, overeenkomstig de bepalingen van de Notariële Wet op de akten van notariële veiling.
De opbrengst van de verkoop wordt gebruikt zoals bepaald in het handelsrecht dat van toepassing is op het specifieke geval.
3. Relatie met andere soorten notariële deposito's
Het notariële handelsdeposito vertoont bepaalde overeenkomsten met andere soorten deposito's die worden gereguleerd door de Notariële Wet (LON) en het Notariële Reglement, maar kent ook belangrijke verschillen.
De onderscheidende kenmerken van elk type worden hieronder toegelicht:
VRIJWILLIGE DEPOSITIE BIJ EEN NOTARIS (ART. 216-217 RN)
Vrijwillig karakter: De notaris kan het deposito accepteren of weigeren.
Doel: Bewaring van activa in overleg tussen de partijen, zonder verplichte juridische tussenkomst.
Beschikking over de activa: Deze worden teruggegeven aan de deposant of de in de akte aangewezen persoon.
Plaats van bewaring: Op het kantoor van de notaris of bij banken indien de notaris dit noodzakelijk acht.
DEPOSITIE OP CONSIGNATIE DOOR AANBOD VAN BETALING (ART. 69 LON)
Vrijwillig karakter: De notaris is verplicht het deposito te accepteren indien aan de wettelijke vereisten is voldaan.
Doel: De schuldenaar in staat stellen zijn verplichting na te komen door betaling te deponeren wanneer de schuldeiser weigert deze te accepteren.
Beschikking over het goed: Het wordt aan de schuldeiser overhandigd indien geaccepteerd, of aan de schuldenaar teruggegeven indien de schuldeiser niet reageert.
Bewaarplaats: Bij financiële instellingen die samenwerken met de rechtsbedeling, indien het om geld of effecten gaat. Andere activa kunnen in een geschikte faciliteit worden bewaard.
BEWARING IN GEVAL VAN DIEFSTAL, VERLIES OF VERNIETIGING VAN WAARDEPAPIEREN (ART. 78 LON)
Vrijwillig karakter: De notaris moet de bewaring regelen indien de aanvrager de rechtmatige bezitter is.
Doel: De handel in of overdracht van gestolen of verloren waardepapieren blokkeren en, indien van toepassing, de bewaring van goederen die aan die waardepapieren zijn gekoppeld, bevelen.
Beschikking over het goed: De waardepapieren mogen niet worden verhandeld of geëxecuteerd zolang de procedure loopt, en indien ze goederen vertegenwoordigen, kunnen deze in bewaring worden gehouden totdat de situatie is opgelost.
Bewaarplaats:
Effecten:
Effecten worden niet fysiek bewaard op het kantoor van de notaris, maar de notaris kan de handel in of de inning van effecten laten blokkeren en de Raad van Bestuur van de effectenbeurs hiervan indien nodig op de hoogte stellen.
Hoewel de regelgeving niet expliciet spreekt over bewaring op het kantoor van de notaris, kan dit worden afgeleid uit het doel van het artikel en de maatregelen die de notaris neemt om de belangen van de rechtmatige houder van het effect te beschermen.
Goederen gekoppeld aan zekerheden:
Indien de notaris de bewaring van de goederen gelast, worden deze op een geschikte plaats bewaard totdat de procedure is afgerond.
Indien de bewaring ervan moeilijk of kostbaar is, kunnen de goederen onder voldoende zekerheid aan de aanvrager worden vrijgegeven.
NOTAIRE HANDELSBEWARING (ART. 79 LON)
Vrijwillig karakter: De bewaring vindt plaats indien er een wettelijke grondslag of overeenkomst tussen de partijen bestaat.
Doel: Bewaring en beheer van goederen en bezittingen met de mogelijkheid tot afhaling of verkoop.
Beschikking over de goederen: De goederen kunnen in bewaring worden gehouden, ter afhaling worden aangeboden of op een notariële veiling worden verkocht.
Bewaarplaats: Op het kantoor van de notaris of op een andere locatie die is toegestaan volgens het handelsrecht.
Bewaarcertificaten vormen een essentieel instrument in het notarieel recht en garanderen de veiligheid en bewaring van goederen en documenten.
De enige 'depotcertificaten' in de strikte zin van het woord zijn die van de artikelen 216-217 van het Notarieel Reglement.
De andere drie procedures die in de Notariële Wet zijn geregeld (artikelen 69, 78 en 79) betreffen depots bij een notaris, maar het zijn geen traditionele depotovereenkomsten, aangezien:
Artikel 69 (Notariële consignatie): Dit is een gedwongen depot ter nakoming van een verplichting.
Artikel 78: Een notariële procedure ter bescherming van de rechtmatige houder van effecten die zijn gestolen, verloren gegaan of vernietigd.
Dit is geen vrijwillig depot, maar een veiligheidsmaatregel om misbruik van de zekerheid te voorkomen.
Artikel 79: Commercieel depot met de mogelijkheid tot inlossing of verkoop van goederen.
De notaris speelt een fundamentele rol in de bewaring en bescherming van goederen, documenten en effecten.
